Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Koordinátor schůzek
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme Koordinátora schůzek, který bude mít na starosti efektivní plánování, organizaci a správu schůzek v rámci společnosti. Tato pozice je klíčová pro zajištění hladkého chodu firemních procesů a komunikace mezi jednotlivými týmy, vedením a externími partnery. Koordinátor schůzek bude úzce spolupracovat s vedením společnosti, administrativním týmem a dalšími odděleními, aby zajistil, že všechny schůzky budou probíhat včas, efektivně a bez zbytečných komplikací.
Mezi hlavní úkoly patří správa kalendářů, rezervace zasedacích místností, koordinace virtuálních i osobních schůzek, příprava podkladů a zajištění potřebné techniky. Koordinátor schůzek musí být schopen rychle reagovat na změny v harmonogramu, řešit konflikty v plánování a efektivně komunikovat s různými úrovněmi zaměstnanců i externími partnery. Důležitá je také schopnost pracovat s moderními nástroji pro správu kalendářů a online schůzek, jako jsou Microsoft Outlook, Google Calendar, Zoom, MS Teams a další.
Ideální kandidát je pečlivý, organizovaný, má výborné komunikační schopnosti a zvládá multitasking. Zkušenosti s administrativou, plánováním nebo asistenčními pozicemi jsou výhodou. Koordinátor schůzek často pracuje s důvěrnými informacemi, proto je nezbytná diskrétnost a profesionální přístup. Tato pozice nabízí možnost stát se důležitou součástí týmu a přispět k efektivnímu fungování celé organizace.
Pokud jste spolehlivý, flexibilní a rádi pracujete v dynamickém prostředí, rádi vás přivítáme v našem týmu. Nabízíme stabilní zázemí, možnost profesního růstu a příjemné pracovní prostředí.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Plánování a organizace schůzek pro vedení a týmy
- Správa a aktualizace kalendářů
- Rezervace zasedacích místností a technického vybavení
- Koordinace virtuálních schůzek a videokonferencí
- Komunikace s interními i externími účastníky schůzek
- Příprava podkladů a prezentací pro schůzky
- Řešení konfliktů v plánování a změn v harmonogramu
- Zajištění občerstvení a dalších potřeb pro schůzky
- Vedení evidence a zápisů ze schůzek
- Podpora administrativního týmu dle potřeby
Požadavky
Text copied to clipboard!- SŠ vzdělání, ideálně ekonomického nebo administrativního směru
- Zkušenosti s plánováním a organizací schůzek výhodou
- Výborné organizační a komunikační schopnosti
- Znalost práce s MS Office, Outlook, Google Calendar
- Schopnost rychle reagovat na změny a řešit konflikty
- Diskrétnost a profesionální vystupování
- Samostatnost, pečlivost a spolehlivost
- Znalost anglického jazyka výhodou
- Schopnost multitaskingu a práce pod tlakem
- Týmový duch a ochota učit se novým věcem
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti s plánováním a organizací schůzek?
- Jaké nástroje pro správu kalendářů ovládáte?
- Jak byste řešil/a konflikt v harmonogramu schůzek?
- Jaké jsou vaše silné stránky v oblasti komunikace?
- Jak zvládáte práci pod časovým tlakem?
- Jak byste postupoval/a při přípravě důležité schůzky?
- Máte zkušenosti s vedením zápisů ze schůzek?
- Jak byste zajistil/a hladký průběh virtuální schůzky?
- Jaké jsou vaše zkušenosti s administrativní podporou?
- Proč vás tato pozice zaujala?
