Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Tajemník výboru
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme Tajemníka výboru, který bude zodpovědný za komplexní administrativní, organizační a komunikační zajištění činnosti výboru v souladu s interními pravidly, právními předpisy a stanovenými termíny. Tato role je klíčová pro hladký průběh jednání, správu dokumentace, koordinaci členů výboru a podporu vedení při přípravě podkladů pro rozhodování. Úspěšný kandidát bude pečlivý, diskrétní, systematický a schopný efektivně pracovat s více úkoly současně v prostředí, kde je důležitá přesnost, důvěrnost a profesionální vystupování.
Tajemník výboru připravuje program jednání, shromažďuje a kontroluje podklady od jednotlivých účastníků, zajišťuje distribuci materiálů členům výboru a vede přesnou evidenci přijatých dokumentů. Součástí práce je také organizace termínů schůzí, rezervace zasedacích místností nebo online platforem, příprava zápisů z jednání a sledování plnění přijatých usnesení a úkolů. Důležitou součástí pozice je schopnost komunikovat s interními i externími zainteresovanými stranami, připomínat termíny, vyjasňovat požadavky a zajišťovat, aby všechny procesy probíhaly včas a v požadované kvalitě.
Na této pozici budete úzce spolupracovat s předsedou výboru, členy výboru, vedením organizace i dalšími administrativními a odbornými útvary. Očekává se schopnost samostatně nastavovat priority, pracovat s citlivými informacemi a zachovávat vysokou úroveň profesionality při každodenní agendě. Výhodou je zkušenost s přípravou oficiálních dokumentů, orientace v zápisové a spisové službě a dobrá znalost kancelářských nástrojů pro správu dokumentů, kalendářů a interní komunikace.
Ideální kandidát má výborné organizační schopnosti, smysl pro detail a schopnost formulovat jasné, přesné a srozumitelné zápisy a korespondenci. Pozice je vhodná pro uchazeče, kteří se dobře orientují v administrativních procesech, dokážou podporovat rozhodovací orgány a umí vytvářet spolehlivé zázemí pro efektivní fungování výboru. Pokud hledáte roli, ve které využijete své komunikační dovednosti, pečlivost, diskrétnost a schopnost koordinace, tato pozice vám nabídne stabilní a odpovědnou pracovní příležitost s významným dopadem na kvalitu interního řízení a organizace práce.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Připravovat program jednání výboru ve spolupráci s předsedou a členy.
- Shromažďovat, kontrolovat a distribuovat podklady pro jednání v požadovaných termínech.
- Pořizovat přesné zápisy z jednání a archivovat související dokumentaci.
- Koordinovat termíny schůzí, rezervace místností a technické zajištění jednání.
- Sledovat plnění usnesení, úkolů a termínů vyplývajících z jednání výboru.
- Komunikovat s členy výboru a dalšími zainteresovanými stranami ohledně administrativních záležitostí.
- Vést evidenci dokumentů, rozhodnutí a interní korespondence výboru.
- Zajišťovat důvěrné nakládání s citlivými informacemi a dokumenty.
Požadavky
Text copied to clipboard!- Minimálně středoškolské vzdělání s maturitou, vyšší vzdělání výhodou.
- Praxe v administrativní, koordinační nebo sekretářské pozici.
- Výborné organizační schopnosti a pečlivost při práci s dokumenty.
- Schopnost samostatně plánovat práci a dodržovat stanovené termíny.
- Velmi dobré komunikační a písemné vyjadřovací schopnosti v českém jazyce.
- Uživatelská znalost kancelářských aplikací a nástrojů pro správu dokumentů.
- Diskrétnost, spolehlivost a profesionální vystupování.
- Schopnost pracovat s více úkoly současně a stanovovat priority.
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti s organizací jednání nebo porad?
- Setkal(a) jste se ve své praxi s přípravou zápisů z jednání?
- Jakým způsobem si organizujete práci při souběhu více termínů?
- Máte zkušenost se správou důvěrných nebo citlivých dokumentů?
- Jaké kancelářské nástroje a systémy běžně používáte?
- Jak byste postupoval(a) při urgenci podkladů od více členů výboru současně?
