Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Vedoucí back office týmu
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme zkušeného a organizačně silného profesionála na pozici Vedoucí back office týmu, který převezme odpovědnost za každodenní řízení administrativních procesů, koordinaci členů týmu a zajištění plynulého chodu interních podpůrných činností společnosti. Tato role je klíčová pro efektivní fungování firmy, protože propojuje provozní administrativu, interní komunikaci, kontrolu kvality procesů a podporu ostatních oddělení. Ideální kandidát nebo kandidátka má přirozené vůdčí schopnosti, smysl pro detail, výborné organizační dovednosti a schopnost nastavovat i zlepšovat pracovní postupy.
Vedoucí back office týmu bude dohlížet na správné rozdělování úkolů, sledování termínů, správu dokumentace, interní reporting a podporu procesů souvisejících s fakturací, evidencí dat, správou objednávek nebo komunikací s interními i externími partnery. Součástí práce je také motivace týmu, zaškolování nových kolegů, vyhodnocování výkonu a aktivní hledání příležitostí ke zvýšení efektivity. Očekáváme člověka, který dokáže samostatně rozhodovat, prioritizovat úkoly a zároveň vytvářet prostředí založené na spolupráci, přesnosti a odpovědnosti.
Na této pozici budete úzce spolupracovat s vedením společnosti i s dalšími odděleními, například financemi, obchodem, zákaznickou podporou nebo personalistikou. Budete se podílet na nastavování standardů administrativních procesů, kontrole souladu s interními pravidly a zajištění toho, aby všechny podpůrné činnosti probíhaly včas a v požadované kvalitě. Důležitou součástí role je také práce s firemními systémy, analýza provozních dat a příprava podkladů pro manažerské rozhodování.
Úspěšný kandidát by měl mít zkušenosti s vedením administrativního nebo provozního týmu, orientaci v kancelářských procesech a schopnost efektivně komunikovat napříč organizací. Hledáme osobnost, která se nebojí převzít iniciativu, umí řešit problémy s rozvahou a dokáže skloubit operativní řízení s dlouhodobým zlepšováním procesů. Pokud vás motivuje odpovědná role s širokým záběrem, baví vás organizace práce, vedení lidí a hledání praktických řešení, může být tato pozice ideální příležitostí pro váš další profesní růst.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Vést a koordinovat každodenní činnost back office týmu.
- Rozdělovat úkoly, sledovat termíny a kontrolovat kvalitu výstupů.
- Zajišťovat správu dokumentace, evidenci dat a administrativní podporu procesů.
- Spolupracovat s dalšími odděleními na plynulém toku informací.
- Navrhovat a zavádět zlepšení interních administrativních postupů.
- Školit nové členy týmu a podporovat jejich profesní rozvoj.
- Připravovat pravidelné reporty pro vedení společnosti.
- Řešit provozní problémy a nastavovat priority v rámci týmu.
Požadavky
Text copied to clipboard!- Praxe na obdobné vedoucí pozici v administrativě nebo back office.
- Zkušenost s vedením týmu a organizací práce více lidí.
- Výborné komunikační a koordinační schopnosti.
- Pokročilá znalost kancelářských nástrojů a informačních systémů.
- Schopnost pracovat systematicky, přesně a samostatně.
- Analytické myšlení a orientace na zlepšování procesů.
- Odolnost vůči stresu a schopnost řešit více úkolů současně.
- Minimálně středoškolské vzdělání s maturitou, vysokoškolské výhodou.
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti s vedením administrativního nebo back office týmu?
- Jakým způsobem organizujete práci týmu při více souběžných prioritách?
- Setkal(a) jste se s optimalizací interních procesů? Uveďte příklad.
- Jaké systémy nebo nástroje běžně používáte při řízení administrativy?
- Jak přistupujete k řešení chyb v dokumentaci nebo interních procesech?
- Jak motivujete členy týmu k vyšší efektivitě a kvalitě práce?
