Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Vedoucí kanceláře
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme vedoucího kanceláře, který zajistí efektivní, profesionální a bezproblémový chod každodenních administrativních a provozních činností společnosti. Tato role je klíčová pro vytváření dobře organizovaného pracovního prostředí, ve kterém mohou jednotlivé týmy pracovat produktivně, bezpečně a s potřebnou podporou. Vedoucí kanceláře bude odpovědný za koordinaci kancelářských procesů, správu vybavení a zásob, komunikaci s dodavateli, organizaci interních aktivit a podporu vedení i zaměstnanců v široké škále administrativních úkolů.
Úspěšný kandidát nebo kandidátka má výborné organizační schopnosti, umí stanovovat priority, zvládá více úkolů současně a dokáže samostatně řešit provozní situace. Důležitá je také schopnost komunikovat s různými odděleními, udržovat pořádek v dokumentaci a aktivně hledat způsoby, jak zlepšovat interní procesy. Tato pozice vyžaduje pečlivost, diskrétnost, spolehlivost a profesionální vystupování, protože vedoucí kanceláře často představuje první kontaktní osobu pro návštěvy, obchodní partnery i interní zaměstnance.
Náplň práce zahrnuje dohled nad recepčními a administrativními činnostmi, plánování schůzek, koordinaci kalendářů, přípravu podkladů, evidenci faktur a objednávek, organizaci služebních cest a podporu při interních akcích nebo firemních setkáních. Součástí role může být také spolupráce s oddělením lidských zdrojů při nástupu nových zaměstnanců, správa přístupů, zajištění pracovních pomůcek a podpora při onboardingu. Vedoucí kanceláře rovněž sleduje stav kancelářských prostor, komunikuje se správou budovy a zajišťuje, aby pracovní prostředí odpovídalo provozním i bezpečnostním standardům.
Ideální uchazeč má zkušenosti z administrativy nebo office managementu a orientuje se v běžných kancelářských nástrojích a postupech. Oceníme proaktivní přístup, schopnost zachovat klid i při vyšším pracovním tempu a ochotu převzít odpovědnost za svěřené oblasti. Nabízíme stabilní pracovní prostředí, různorodou agendu, možnost podílet se na zlepšování interní organizace a spolupracovat s kolegy napříč firmou. Pokud vás baví organizace, komunikace a vytváření funkčního zázemí pro ostatní, tato pozice může být ideální příležitostí pro váš další profesní rozvoj.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Zajišťovat každodenní provoz kanceláře a administrativní podporu týmu.
- Objednávat kancelářské potřeby a spravovat zásoby vybavení.
- Koordinovat schůzky, kalendáře a rezervace zasedacích místností.
- Komunikovat s dodavateli, správou budovy a externími partnery.
- Připravovat dokumenty, podklady, objednávky a evidenci faktur.
- Organizovat interní akce, návštěvy a služební cesty zaměstnanců.
- Dohlížet na pořádek v kanceláři a funkčnost pracovního prostředí.
- Podporovat vedení společnosti při operativních administrativních úkolech.
Požadavky
Text copied to clipboard!- Zkušenost na obdobné administrativní nebo koordinační pozici.
- Výborné organizační schopnosti a smysl pro detail.
- Schopnost samostatně řešit úkoly a stanovovat priority.
- Pokročilá znalost kancelářských aplikací a práce s dokumenty.
- Profesionální komunikační dovednosti a příjemné vystupování.
- Spolehlivost, diskrétnost a odpovědný přístup k práci.
- Schopnost zvládat více úkolů současně v dynamickém prostředí.
- Výhodou je zkušenost s komunikací s dodavateli a správou kanceláře.
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti s organizací chodu kanceláře?
- S jakými administrativními nástroji a systémy jste pracoval(a)?
- Jak řešíte situace, kdy musíte zvládnout více priorit najednou?
- Máte zkušenosti s komunikací s dodavateli nebo správou budovy?
- Jakým způsobem udržujete pořádek v dokumentaci a procesech?
- Co vás motivuje na pozici vedoucího kanceláře?
- Jak byste přispěl(a) ke zlepšení kancelářských procesů?
- Jaké jsou vaše zkušenosti s podporou vedení nebo více týmů současně?
