Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Výkonný sekretář
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme výkonného sekretáře, který bude zajišťovat efektivní administrativní podporu vedení organizace a přispívat k hladkému chodu každodenních operací. Tato pozice vyžaduje vysokou míru organizovanosti, diskrétnosti a schopnosti pracovat pod tlakem. Výkonný sekretář bude úzce spolupracovat s vrcholovým managementem, plánovat schůzky, připravovat podklady pro jednání a zajišťovat komunikaci napříč odděleními.
Mezi hlavní úkoly patří správa kalendáře vedení, organizace služebních cest, příprava prezentací a zpráv, vedení zápisů z porad a zajištění včasného předávání informací. Výkonný sekretář bude rovněž odpovědný za správu důvěrných dokumentů a komunikaci s externími partnery a klienty.
Ideální kandidát má zkušenosti na podobné pozici, výborné komunikační schopnosti, ovládá kancelářský software a je schopen samostatně řešit problémy. Důležitá je také schopnost multitaskingu a orientace na detail. Výkonný sekretář je klíčovým článkem mezi vedením a ostatními zaměstnanci, a proto očekáváme profesionální vystupování a loajalitu.
Tato pozice nabízí příležitost pracovat v dynamickém prostředí, kde je kladen důraz na efektivitu, důvěryhodnost a týmovou spolupráci. Pokud hledáte roli, kde můžete uplatnit své organizační schopnosti a být součástí strategického rozhodování, pak je tato pozice určena právě vám.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Správa kalendáře a plánování schůzek vedení
- Organizace služebních cest a rezervací
- Příprava prezentací, zpráv a podkladů pro jednání
- Vedení zápisů z porad a jejich distribuce
- Zajištění komunikace mezi odděleními a externími partnery
- Správa důvěrných dokumentů a informací
- Koordinace administrativních procesů
- Podpora při přípravě rozpočtů a reportů
- Řešení každodenních provozních problémů
- Zajištění kancelářských potřeb a vybavení
Požadavky
Text copied to clipboard!- SŠ/VŠ vzdělání, ideálně ekonomického nebo administrativního směru
- Minimálně 3 roky praxe na podobné pozici
- Výborné organizační a komunikační schopnosti
- Znalost práce s MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Schopnost samostatné práce a rozhodování
- Diskrétnost a profesionální vystupování
- Znalost anglického jazyka výhodou
- Schopnost multitaskingu a práce pod tlakem
- Pečlivost a orientace na detail
- Flexibilita a týmový duch
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti s podporou vrcholového managementu?
- Jakým způsobem organizujete svůj pracovní den?
- Jak zvládáte práci pod tlakem a s více úkoly najednou?
- Jaké kancelářské programy ovládáte a na jaké úrovni?
- Měli jste někdy na starosti důvěrné informace? Jak jste je chránili?
- Jaké jsou vaše silné stránky v oblasti administrativy?
- Jak byste řešili konflikt mezi dvěma odděleními?
- Jaké jsou vaše očekávání od této pozice?
- Jaké máte zkušenosti s organizací služebních cest?
- Jak byste popsali svůj styl komunikace?