Text copied to clipboard!

Název

Text copied to clipboard!

Výkonný sekretář

Popis

Text copied to clipboard!
Hledáme výkonného sekretáře, který bude zajišťovat efektivní administrativní podporu vedení organizace a přispívat k hladkému chodu každodenních operací. Tato pozice vyžaduje vysokou míru organizovanosti, diskrétnosti a schopnosti pracovat pod tlakem. Výkonný sekretář bude úzce spolupracovat s vrcholovým managementem, plánovat schůzky, připravovat podklady pro jednání a zajišťovat komunikaci napříč odděleními. Mezi hlavní úkoly patří správa kalendáře vedení, organizace služebních cest, příprava prezentací a zpráv, vedení zápisů z porad a zajištění včasného předávání informací. Výkonný sekretář bude rovněž odpovědný za správu důvěrných dokumentů a komunikaci s externími partnery a klienty. Ideální kandidát má zkušenosti na podobné pozici, výborné komunikační schopnosti, ovládá kancelářský software a je schopen samostatně řešit problémy. Důležitá je také schopnost multitaskingu a orientace na detail. Výkonný sekretář je klíčovým článkem mezi vedením a ostatními zaměstnanci, a proto očekáváme profesionální vystupování a loajalitu. Tato pozice nabízí příležitost pracovat v dynamickém prostředí, kde je kladen důraz na efektivitu, důvěryhodnost a týmovou spolupráci. Pokud hledáte roli, kde můžete uplatnit své organizační schopnosti a být součástí strategického rozhodování, pak je tato pozice určena právě vám.

Odpovědnosti

Text copied to clipboard!
  • Správa kalendáře a plánování schůzek vedení
  • Organizace služebních cest a rezervací
  • Příprava prezentací, zpráv a podkladů pro jednání
  • Vedení zápisů z porad a jejich distribuce
  • Zajištění komunikace mezi odděleními a externími partnery
  • Správa důvěrných dokumentů a informací
  • Koordinace administrativních procesů
  • Podpora při přípravě rozpočtů a reportů
  • Řešení každodenních provozních problémů
  • Zajištění kancelářských potřeb a vybavení

Požadavky

Text copied to clipboard!
  • SŠ/VŠ vzdělání, ideálně ekonomického nebo administrativního směru
  • Minimálně 3 roky praxe na podobné pozici
  • Výborné organizační a komunikační schopnosti
  • Znalost práce s MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Schopnost samostatné práce a rozhodování
  • Diskrétnost a profesionální vystupování
  • Znalost anglického jazyka výhodou
  • Schopnost multitaskingu a práce pod tlakem
  • Pečlivost a orientace na detail
  • Flexibilita a týmový duch

Potenciální otázky na pohovor

Text copied to clipboard!
  • Jaké máte zkušenosti s podporou vrcholového managementu?
  • Jakým způsobem organizujete svůj pracovní den?
  • Jak zvládáte práci pod tlakem a s více úkoly najednou?
  • Jaké kancelářské programy ovládáte a na jaké úrovni?
  • Měli jste někdy na starosti důvěrné informace? Jak jste je chránili?
  • Jaké jsou vaše silné stránky v oblasti administrativy?
  • Jak byste řešili konflikt mezi dvěma odděleními?
  • Jaké jsou vaše očekávání od této pozice?
  • Jaké máte zkušenosti s organizací služebních cest?
  • Jak byste popsali svůj styl komunikace?