Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Administrativ sekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en Administrativ sekretær, der kan håndtere en bred vifte af administrative opgaver og sikre en effektiv daglig drift på kontoret. Som administrativ sekretær vil du være det centrale kontaktpunkt for både interne og eksterne interessenter, og du vil spille en vigtig rolle i at støtte ledelsen og medarbejderne med planlægning, koordinering og kommunikation. Dine opgaver vil inkludere håndtering af korrespondance, kalenderstyring, mødeplanlægning, arkivering og dokumenthåndtering samt forberedelse af rapporter og præsentationer. Du skal være i stand til at arbejde selvstændigt, prioritere opgaver og bevare overblikket i en travl hverdag. Det er vigtigt, at du har gode kommunikationsevner, både skriftligt og mundtligt, og at du er fortrolig med almindelige kontorprogrammer som Microsoft Office-pakken. Erfaring med administrative systemer og databaser vil være en fordel. Vi forventer, at du er struktureret, detaljeorienteret og har en positiv indstilling til teamwork. Stillingen kræver desuden diskretion og evnen til at håndtere fortrolige oplysninger på en professionel måde. Som administrativ sekretær vil du være med til at sikre, at kontoret fungerer gnidningsløst, og at alle administrative processer bliver udført effektivt og rettidigt. Hvis du trives i en rolle, hvor du kan gøre en forskel ved at skabe orden og struktur, og hvor du får mulighed for at udvikle dine organisatoriske kompetencer, så er denne stilling noget for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtering af telefonopkald og e-mails
- Planlægning og koordinering af møder og arrangementer
- Administrativ støtte til ledelsen og medarbejdere
- Dokumenthåndtering og arkivering
- Udarbejdelse af rapporter og præsentationer
- Kalenderstyring og tidsplanlægning
- Opdatering af databaser og administrative systemer
- Modtagelse af gæster og koordinering af besøgende
- Sikre overholdelse af interne procedurer og politikker
- Håndtering af fortrolige oplysninger med diskretion
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde eller sekretærfunktioner
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner
- Beherskelse af Microsoft Office-pakken
- Struktureret og detaljeorienteret tilgang
- Evne til at arbejde selvstændigt og prioritere opgaver
- Fortrolighed med administrative systemer er en fordel
- Positiv indstilling og gode samarbejdsevner
- Diskretion og ansvarlighed i håndtering af fortrolige oplysninger
- Fleksibilitet og evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Grundlæggende kendskab til kontoradministration og procedurer
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrative opgaver?
- Hvordan prioriterer du dine daglige opgaver?
- Kan du beskrive din erfaring med kalenderstyring?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger?
- Hvilke kontorprogrammer er du mest fortrolig med?
- Hvordan sikrer du effektiv kommunikation i en travl hverdag?
- Har du erfaring med at koordinere møder og arrangementer?
- Hvordan håndterer du stressede situationer på arbejdspladsen?
- Kan du give et eksempel på, hvordan du har forbedret en administrativ proces?
- Hvordan arbejder du sammen med ledelsen og kolleger?
