Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Afdelingsassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en struktureret og serviceminded afdelingsassistent, som kan bidrage til en velfungerende hverdag i en travl afdeling. Som afdelingsassistent får du en central rolle i at sikre, at administrative processer, intern koordinering og praktiske opgaver bliver håndteret effektivt og professionelt. Stillingen passer til dig, der trives med orden, har sans for detaljer og motiveres af at skabe overblik og støtte kolleger og ledelse i deres daglige arbejde.
I rollen vil du arbejde med en bred vifte af administrative opgaver, herunder kalenderstyring, mødeplanlægning, dokumenthåndtering, journalisering, opfølgning på henvendelser og koordinering på tværs af interne funktioner. Du vil ofte være et vigtigt kontaktpunkt for både medarbejdere, ledere, borgere, kunder eller samarbejdspartnere, afhængigt af organisationens type. Derfor er det vigtigt, at du kommunikerer klart, venligt og professionelt, både mundtligt og skriftligt.
En succesfuld afdelingsassistent er kendetegnet ved høj ansvarsfølelse, diskretion og evnen til at prioritere opgaver i et miljø, hvor tempoet kan variere. Du skal kunne arbejde selvstændigt, men også indgå naturligt i et team, hvor samarbejde og fleksibilitet er afgørende. Erfaring med administrative systemer, kontorsoftware og generel sagsbehandling vil være en fordel, ligesom forståelse for interne procedurer og kvalitetskrav kan styrke din opgaveløsning.
Vi lægger vægt på, at du kan bevare overblikket, også når flere opgaver skal løses samtidig. Du skal kunne følge op, sikre fremdrift og bidrage til, at afdelingens arbejdsgange fungerer smidigt. Derudover forventes det, at du tager initiativ til forbedringer, når du ser muligheder for mere effektive processer eller bedre service. Rollen kan også omfatte bestilling af materialer, registrering af data, udarbejdelse af referater, arkivering og praktisk støtte ved arrangementer eller interne aktiviteter.
Stillingen giver gode muligheder for at udvikle dine administrative kompetencer og få indblik i afdelingens kerneopgaver og samarbejdsflader. Du bliver en vigtig del af den daglige drift og får mulighed for at gøre en mærkbar forskel gennem din struktur, pålidelighed og serviceorienterede tilgang. Hvis du motiveres af at skabe orden, understøtte gode processer og være den person, andre kan regne med, kan dette være den rette mulighed for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere afdelingens daglige administrative opgaver og sikre rettidig opfølgning
- Planlægge møder, booke lokaler og udarbejde dagsordener samt referater
- Håndtere indgående henvendelser via telefon, e-mail og personligt fremmøde
- Vedligeholde dokumenter, registre, arkiver og interne databaser
- Understøtte ledelsen med kalenderstyring, rapportering og praktisk administration
- Bestille kontorartikler og koordinere praktiske behov i afdelingen
- Sikre korrekt journalisering og overholdelse af interne procedurer
- Bidrage til forbedring af administrative arbejdsgange og serviceprocesser
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrative eller kontorrelaterede arbejdsopgaver
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk
- Evne til at arbejde struktureret, selvstændigt og med høj kvalitet
- Rutine i brug af Microsoft Office eller tilsvarende kontorprogrammer
- Sans for detaljer og evne til at håndtere fortrolige oplysninger diskret
- Gode samarbejdsevner og en serviceorienteret tilgang
- Evne til at prioritere flere opgaver samtidig i en travl hverdag
- Relevant kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring er en fordel
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrative opgaver i en afdeling?
- Hvordan sikrer du overblik, når du håndterer flere opgaver samtidig?
- Hvilke it-systemer og kontorprogrammer har du arbejdet med?
- Hvordan arbejder du med fortrolige oplysninger og datasikkerhed?
- Kan du give et eksempel på, hvordan du har forbedret en administrativ proces?
- Hvordan håndterer du henvendelser fra forskellige interessenter med korte deadlines?
