Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Afdelingssekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en struktureret og serviceminded afdelingssekretær til at understøtte den daglige drift på en hospitalsafdeling eller anden klinisk enhed. Som afdelingssekretær spiller du en central rolle i at sikre, at administrative processer fungerer effektivt, præcist og professionelt, så både patienter, pårørende og sundhedsfagligt personale oplever et velfungerende forløb. Stillingen kræver overblik, diskretion og evnen til at håndtere mange opgaver samtidig i et miljø, hvor tempoet ofte er højt, og hvor korrekt information er afgørende.
I rollen vil du være bindeled mellem patienter, læger, sygeplejersker, terapeuter og eksterne samarbejdspartnere. Du vil arbejde med tidsbestilling, registrering, journalhåndtering, telefonbetjening, koordinering af møder og generel administrativ støtte. Det er vigtigt, at du kan kommunikere klart og venligt, også i situationer hvor patienter eller pårørende kan være bekymrede eller pressede. Du skal kunne bevare roen, prioritere opgaver og sikre, at detaljer ikke overses.
En afdelingssekretær bidrager væsentligt til kvaliteten i patientforløb ved at sikre korrekt dokumentation, opdaterede systemer og smidig koordinering mellem forskellige funktioner. Du vil ofte have ansvar for at følge op på henvisninger, indkaldelser, prøvesvar, booking af undersøgelser og andre administrative elementer, der understøtter den kliniske behandling. Erfaring med sundhedsadministrative systemer er en fordel, men det vigtigste er, at du har en professionel tilgang, stærke organisatoriske evner og lyst til at arbejde i sundhedssektoren.
Vi lægger vægt på, at du er samarbejdsorienteret, ansvarsbevidst og i stand til at arbejde selvstændigt. Du skal trives med rutineprægede opgaver, men også være fleksibel, når dagens planer ændrer sig. Rollen kræver høj grad af fortrolighed, da du vil arbejde med personfølsomme oplysninger og interne administrative processer. Derfor er det afgørende, at du har forståelse for datasikkerhed, tavshedspligt og korrekt håndtering af dokumentation.
Hos os bliver du en del af et professionelt og engageret arbejdsmiljø, hvor din indsats har direkte betydning for både den interne drift og patienternes oplevelse. Vi tilbyder en stilling med mening, variation og mulighed for at udvikle dine administrative kompetencer i en vigtig samfundsfunktion. Hvis du motiveres af at skabe orden, yde god service og understøtte et team, der arbejder for menneskers sundhed og trivsel, kan dette være den rette mulighed for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Modtage og registrere patienter samt håndtere henvendelser fra pårørende
- Koordinere aftaler, indkaldelser og ændringer i kalendere for afdelingen
- Opdatere og vedligeholde patientjournaler og administrative systemer
- Besvare telefoner, e-mails og interne forespørgsler professionelt og effektivt
- Forberede dokumenter, referater og administrativt materiale til møder
- Sikre korrekt arkivering og håndtering af fortrolige oplysninger
- Samarbejde med klinisk personale om planlægning og opfølgning på patientforløb
- Understøtte afdelingens daglige drift med generelle sekretariatsopgaver
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde, gerne fra sundhedssektoren
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk
- Stærke organisatoriske evner og sans for detaljer
- Evne til at arbejde selvstændigt og prioritere opgaver effektivt
- Kendskab til IT-systemer og gerne elektroniske journalsystemer
- Forståelse for fortrolighed, datasikkerhed og tavshedspligt
- Serviceminded tilgang og professionel adfærd i kontakt med patienter og kolleger
- Evne til at bevare overblik i en travl og omskiftelig hverdag
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrative opgaver i sundhedssektoren?
- Hvordan håndterer du situationer med mange samtidige opgaver og korte deadlines?
- Har du arbejdet med elektroniske journalsystemer eller bookingsystemer før?
- Hvordan sikrer du korrekt håndtering af fortrolige oplysninger?
- Hvordan vil du beskrive din tilgang til service over for patienter og pårørende?
- Hvad motiverer dig ved at arbejde som afdelingssekretær?
- Hvordan samarbejder du med forskellige faggrupper i en travl organisation?
