Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Amtssekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret kontorsekretær til at varetage en bred vifte af administrative opgaver i en offentlig institution. Som kontorsekretær vil du spille en central rolle i den daglige drift og være bindeled mellem ledelse, medarbejdere og borgere. Du vil arbejde tæt sammen med kolleger i et professionelt og samarbejdsorienteret miljø, hvor præcision, diskretion og service er i højsædet.
Dine primære opgaver vil inkludere håndtering af korrespondance, journalisering, mødeplanlægning, arkivering og telefonbetjening. Du vil også være ansvarlig for at sikre, at interne procedurer følges, og at dokumenter og data behandles i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer. Derudover vil du bistå med udarbejdelse af rapporter, referater og præsentationer samt koordinere administrative processer på tværs af afdelinger.
Vi lægger vægt på, at du har gode kommunikationsevner, både skriftligt og mundtligt, og at du kan arbejde selvstændigt såvel som i teams. Du skal være i stand til at håndtere flere opgaver samtidigt og bevare overblikket i pressede situationer. Erfaring med offentlige IT-systemer og kendskab til forvaltningsret er en fordel, men ikke et krav.
Stillingen som kontorsekretær er ideel for dig, der trives med struktur, har sans for detaljer og ønsker at bidrage til en effektiv og velfungerende administration. Du vil få mulighed for faglig udvikling og indgå i et arbejdsmiljø, hvor der er fokus på trivsel, samarbejde og kvalitet i opgaveløsningen.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere daglig korrespondance og e-mails
- Journalisere og arkivere dokumenter korrekt
- Planlægge og koordinere møder og arrangementer
- Betjene telefon og modtage henvendelser fra borgere
- Udarbejde referater, rapporter og præsentationer
- Sikre overholdelse af administrative procedurer
- Assistere ledelsen med diverse kontoropgaver
- Opdatere og vedligeholde databaser og registre
- Samarbejde med andre afdelinger om administrative processer
- Bestille kontorartikler og administrere lagerbeholdning
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde, gerne i offentlig sektor
- Gode IT-kundskaber, herunder Office-pakken
- Stærke skriftlige og mundtlige kommunikationsevner
- Evne til at arbejde struktureret og selvstændigt
- Kendskab til journaliseringssystemer er en fordel
- Diskretion og fortrolighed med følsomme oplysninger
- Gode samarbejdsevner og fleksibilitet
- Evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Kendskab til offentlig forvaltning er en fordel
- Relevant kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrativt arbejde?
- Har du tidligere arbejdet i en offentlig institution?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger?
- Hvilke IT-systemer har du erfaring med?
- Hvordan prioriterer du dine opgaver i en travl hverdag?
- Kan du give et eksempel på en situation, hvor du arbejdede under pres?
- Hvordan sikrer du korrekt journalisering og arkivering?
- Hvilken rolle spiller samarbejde for dig i det daglige arbejde?
- Hvordan håndterer du telefoniske henvendelser fra borgere?
- Er du bekendt med forvaltningsret eller offentlig administration?
