Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Arrangementskoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en arrangementskoordinator, der kan tage ansvar for planlægning, koordinering og afvikling af arrangementer med høj kvalitet og stærk sans for detaljer. I denne rolle bliver du en central del af arbejdet med at sikre, at møder, konferencer, firmaevents, kundearrangementer og interne aktiviteter gennemføres professionelt, effektivt og i overensstemmelse med organisationens mål. Du vil samarbejde med interne interessenter, leverandører, lokationer og deltagere for at skabe velorganiserede og mindeværdige oplevelser.
Som arrangementskoordinator forventes du at kunne håndtere flere opgaver samtidig og bevare overblikket i både planlægningsfasen og under selve arrangementet. Du skal kunne udarbejde tidsplaner, koordinere logistik, følge op på budgetter og sikre, at alle praktiske detaljer er på plads. Rollen kræver stærke kommunikationsevner, da du vil være bindeled mellem mange forskellige parter og ofte skulle håndtere ændringer med kort varsel.
Du vil arbejde med alt fra booking af lokaler og forhandling med leverandører til deltagerkommunikation, registrering, programkoordinering og evaluering efter arrangementets afslutning. Det er vigtigt, at du har en serviceminded tilgang og evnen til at skabe struktur i komplekse processer. Erfaring med eventplanlægning, administration eller projektkoordinering vil være en fordel, men det vigtigste er, at du er organiseret, løsningsorienteret og motiveret for at skabe gode arrangementer.
Stillingen passer til en person, der trives i et dynamisk miljø, hvor ingen dage er helt ens. Du skal kunne arbejde selvstændigt, men også indgå i tæt samarbejde med kolleger og eksterne samarbejdspartnere. Vi lægger vægt på, at du er proaktiv, fleksibel og i stand til at prioritere opgaver effektivt, også når tempoet er højt. Du skal have blik for både den overordnede plan og de små detaljer, der gør forskellen for deltagernes oplevelse.
Som arrangementskoordinator får du mulighed for at præge hele processen fra idé til gennemførelse. Du vil være med til at udvikle koncepter, forbedre arbejdsgange og sikre, at arrangementer afspejler virksomhedens brand, værdier og formål. Rollen kræver desuden, at du kan arbejde struktureret med dokumentation, kontrakter, budgetopfølgning og evaluering, så erfaringer fra tidligere arrangementer omsættes til læring og forbedringer.
Vi søger en kandidat, der motiveres af at skabe vellykkede arrangementer og som forstår betydningen af god planlægning, tydelig kommunikation og professionel eksekvering. Hvis du har energi, overblik og lyst til at arbejde med arrangementer i en alsidig og koordinerende rolle, kan dette være en spændende mulighed for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlægge og koordinere arrangementer fra idéfase til afslutning
- Booke lokaler, udstyr, catering og øvrige nødvendige leverancer
- Udarbejde detaljerede tidsplaner, kørelister og arrangementsoversigter
- Kommunikere med deltagere, oplægsholdere, leverandører og interne interessenter
- Følge op på budgetter, fakturaer og omkostninger for hvert arrangement
- Sikre praktisk afvikling på dagen og håndtere uforudsete ændringer
- Koordinere registrering, deltagerlister og informationsmateriale
- Evaluere arrangementer og indsamle feedback til fremtidige forbedringer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med koordinering, administration eller eventplanlægning
- Stærke organisatoriske evner og sans for detaljer
- Gode kommunikationsevner på dansk, både skriftligt og mundtligt
- Evne til at arbejde struktureret og håndtere flere opgaver samtidigt
- Serviceminded tilgang og professionel fremtoning
- Kendskab til budgetopfølgning og leverandørstyring er en fordel
- Rutineret bruger af almindelige IT-systemer og kontorværktøjer
- Fleksibilitet i forhold til arbejdstider ved arrangementer
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med planlægning og afvikling af arrangementer?
- Hvordan sikrer du overblik, når du arbejder med flere arrangementer samtidigt?
- Har du erfaring med leverandørkontakt og forhandling af aftaler?
- Hvordan håndterer du ændringer eller problemer under et arrangement?
- Hvilke typer arrangementer har du tidligere arbejdet med?
- Hvordan arbejder du med budgetter og opfølgning på omkostninger?
- Hvad motiverer dig ved rollen som arrangementskoordinator?
