Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Dokumentkoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en struktureret og detaljeorienteret Dokumentkoordinator, der kan sikre effektiv styring, registrering, kvalitetssikring og distribution af dokumenter på tværs af organisationen. I denne rolle bliver du en central støttefunktion for både interne teams og eksterne samarbejdspartnere, hvor du bidrager til, at dokumentation altid er opdateret, korrekt versioneret og let tilgængelig. Stillingen passer til en person, der trives med administrative processer, har stærke organisatoriske evner og forstår vigtigheden af præcision i dokumenthåndtering.
Som Dokumentkoordinator vil du arbejde med oprettelse, vedligeholdelse og arkivering af dokumenter i digitale og eventuelt fysiske systemer. Du vil være ansvarlig for at følge etablerede procedurer for dokumentkontrol og samtidig bidrage til forbedringer af arbejdsgange, så informationsflowet bliver mere effektivt og sikkert. Rollen kræver, at du kan samarbejde med flere afdelinger, herunder ledelse, drift, kvalitet, compliance, projektteams og eksterne leverandører, for at sikre ensartede standarder og korrekt dokumentation.
Du vil ofte fungere som bindeled mellem forskellige interessenter og sikre, at deadlines overholdes, godkendelsesprocesser følges, og at relevante dokumenter distribueres til de rette personer på det rette tidspunkt. Det er derfor vigtigt, at du kan bevare overblikket i en travl hverdag, håndtere flere opgaver samtidigt og kommunikere klart og professionelt. Erfaring med dokumentstyringssystemer, versionskontrol og administrative processer vil være en fordel, men det vigtigste er, at du arbejder metodisk og har en høj grad af ansvarsfølelse.
Vi forestiller os, at du er kvalitetsbevidst, serviceminded og komfortabel med at arbejde i et miljø, hvor nøjagtighed og fortrolighed er afgørende. Du skal kunne identificere mangler i dokumentation, følge op på nødvendige rettelser og sikre, at interne retningslinjer samt eventuelle lov- og branchekrav bliver overholdt. Derudover forventes det, at du kan bidrage til rapportering, statusopfølgning og løbende optimering af dokumentrelaterede processer.
Som en del af teamet får du mulighed for at arbejde i en rolle med stor betydning for virksomhedens kvalitet, sporbarhed og administrative effektivitet. Du vil få indsigt i mange dele af organisationen og spille en vigtig rolle i at understøtte stabile processer og professionel informationsstyring. Hvis du motiveres af orden, samarbejde og præcis koordinering, kan dette være den rette mulighed for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere oprettelse, registrering og arkivering af dokumenter i relevante systemer
- Sikre korrekt versionsstyring og opdatering af dokumentation
- Overvåge godkendelsesprocesser og følge op på manglende input fra interessenter
- Distribuere dokumenter til interne og eksterne modtagere efter gældende procedurer
- Kontrollere dokumenters format, indhold og overholdelse af standarder
- Vedligeholde dokumentregistre og sikre sporbarhed i dokumentflowet
- Samarbejde med afdelinger om dokumentkrav, deadlines og ændringer
- Bidrage til forbedring af processer for dokumentstyring og informationsdeling
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde eller dokumenthåndtering
- Stærke organisatoriske evner og høj sans for detaljer
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk
- Fortrolighed med digitale dokumentstyringssystemer og kontorsoftware
- Evne til at arbejde struktureret med flere opgaver samtidigt
- Forståelse for fortrolighed, datakvalitet og compliance-krav
- Selvstændig arbejdsstil kombineret med gode samarbejdsevner
- Erfaring med versionskontrol og arkiveringsprincipper er en fordel
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumentstyring eller administrative processer?
- Har du arbejdet med digitale dokumenthåndteringssystemer tidligere?
- Hvordan sikrer du nøjagtighed og kvalitet i dit administrative arbejde?
- Hvordan håndterer du opgaver med korte deadlines og mange interessenter?
- Har du erfaring med versionsstyring og godkendelsesprocesser?
- Hvordan prioriterer du, når flere dokumentrelaterede opgaver opstår samtidigt?
