Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Front office-assistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi leder efter en front office-assistent, der kan være virksomhedens ansigt udadtil og sikre en professionel, venlig og effektiv modtagelse af gæster, kunder og samarbejdspartnere. I denne rolle bliver du et centralt bindeled mellem reception, administration og den daglige drift, og du får en vigtig funktion i at skabe en positiv oplevelse for alle, der kommer i kontakt med organisationen. Stillingen passer til en person, der trives i et dynamisk miljø, har stærke kommunikative evner og kan bevare overblikket, selv når der er mange opgaver i gang samtidig.
Som front office-assistent vil du typisk være den første person, besøgende møder, enten fysisk, telefonisk eller via e-mail. Derfor er det vigtigt, at du udstråler professionalisme, imødekommenhed og struktur. Du vil håndtere en bred vifte af opgaver, herunder modtagelse af gæster, besvarelse af henvendelser, kalenderstyring, mødebooking, posthåndtering og generel administrativ støtte til forskellige afdelinger. Du vil også ofte være ansvarlig for at sikre, at receptionen og fællesområder fremstår præsentable og velfungerende.
Vi søger en kandidat, der er detaljeorienteret, pålidelig og god til at prioritere. Du skal kunne arbejde selvstændigt, men også samarbejde tæt med kolleger på tværs af organisationen. Erfaring fra reception, kundeservice eller administrative funktioner er en fordel, men det vigtigste er, at du har den rette indstilling, et højt serviceniveau og lysten til at bidrage til en velfungerende arbejdsplads.
I rollen vil du ofte skulle håndtere fortrolige oplysninger og koordinere opgaver med kort varsel. Derfor er diskretion, fleksibilitet og ansvarsfølelse afgørende egenskaber. Du skal være komfortabel med almindelige kontorprogrammer og have let ved at lære nye systemer. Hvis du taler flere sprog, vil det være en ekstra fordel i mange virksomheder med internationale gæster eller kunder.
Som front office-assistent får du mulighed for at udvikle dine administrative og relationelle kompetencer i en alsidig stilling med stor kontaktflade. Du bliver en vigtig del af den daglige drift og får en rolle, hvor din indsats har direkte betydning for både interne processer og eksterne relationer. Vi tilbyder et arbejdsmiljø, hvor samarbejde, professionalisme og god service er i fokus, og hvor du kan være med til at skabe struktur, kvalitet og en imødekommende atmosfære hver dag.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Modtage og byde gæster, kunder og leverandører velkommen i receptionen
- Besvare telefonopkald og viderestille henvendelser til relevante personer
- Håndtere indgående og udgående e-mails samt generelle forespørgsler
- Koordinere mødebookinger, kalenderaftaler og forberedelse af mødelokaler
- Administrere post, pakker og leverancer på en struktureret måde
- Sikre at receptionen og fællesområder altid fremstår ryddelige og præsentable
- Yde administrativ støtte til ledelse og øvrige afdelinger efter behov
- Registrere besøgende og følge interne procedurer for adgang og sikkerhed
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra reception, kundeservice eller administrativt arbejde er en fordel
- Stærke kommunikationsevner på dansk, både mundtligt og skriftligt
- Gode engelskkundskaber i tale og skrift
- Evne til at arbejde struktureret og håndtere flere opgaver samtidigt
- Serviceminded, imødekommende og professionel fremtoning
- Kendskab til almindelige kontorprogrammer som Outlook, Word og Excel
- Ansvarsbevidsthed, diskretion og høj grad af pålidelighed
- Evne til at arbejde selvstændigt såvel som i teams
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med receptions- eller front office-opgaver?
- Hvordan sikrer du en professionel og venlig modtagelse af besøgende?
- Hvordan håndterer du situationer med mange samtidige opgaver?
- Hvilke administrative systemer og kontorprogrammer har du arbejdet med?
- Hvordan prioriterer du opgaver i en travl hverdag?
- Er du komfortabel med at kommunikere på både dansk og engelsk?
- Hvordan arbejder du med fortrolige oplysninger og diskretion?
- Hvad motiverer dig ved en rolle med stor kontaktflade og servicefokus?
