Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Kontorsekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret kontorsekretær til at styrke vores administrative team. Som kontorsekretær vil du spille en central rolle i den daglige drift af kontoret og sikre, at alle administrative processer forløber effektivt og professionelt. Du vil være ansvarlig for at håndtere korrespondance, koordinere møder, modtage gæster og yde generel administrativ støtte til ledelsen og øvrige medarbejdere.
Dine arbejdsopgaver vil inkludere håndtering af telefonopkald og e-mails, arkivering af dokumenter, bestilling af kontorartikler og forberedelse af mødelokaler. Du vil også skulle assistere med rejseplanlægning, udarbejdelse af rapporter og opfølgning på deadlines. Det forventes, at du kan arbejde selvstændigt, tage initiativ og bevare overblikket i travle perioder.
Som kontorsekretær er det vigtigt, at du har gode kommunikationsevner, både mundtligt og skriftligt, og at du kan samarbejde med kolleger på tværs af organisationen. Du skal være serviceminded, imødekommende og have sans for detaljer. Erfaring med almindelige kontorprogrammer og IT-systemer er en fordel, ligesom kendskab til kalenderstyring og mødebooking.
Vi tilbyder et dynamisk arbejdsmiljø med mulighed for faglig og personlig udvikling. Du vil blive en del af et velfungerende team, hvor samarbejde og hjælpsomhed vægtes højt. Stillingen kræver diskretion, pålidelighed og evnen til at håndtere fortrolige oplysninger. Hvis du trives med at have mange bolde i luften og ønsker at bidrage til en effektiv kontordrift, ser vi frem til at modtage din ansøgning.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere telefonopkald og e-mails
- Koordinere og planlægge møder
- Modtage og assistere gæster
- Arkivere og organisere dokumenter
- Bestille kontorartikler og udstyr
- Forberede og klargøre mødelokaler
- Assistere med rejseplanlægning og reservationer
- Udarbejde og opdatere rapporter
- Opfølgning på deadlines og opgaver
- Yde administrativ støtte til ledelse og medarbejdere
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde
- Gode kommunikationsevner på dansk og engelsk
- Kendskab til MS Office og kontorsoftware
- Struktureret og detaljeorienteret tilgang
- Evne til at arbejde selvstændigt og i team
- Serviceminded og imødekommende attitude
- Diskretion og fortrolighed med følsomme oplysninger
- Fleksibilitet og evne til at håndtere travle perioder
- Gode organisatoriske evner
- Erfaring med kalenderstyring og mødebooking
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrativt arbejde?
- Hvordan håndterer du travle perioder og mange opgaver?
- Hvilke kontorprogrammer er du fortrolig med?
- Kan du give et eksempel på, hvordan du har håndteret fortrolige oplysninger?
- Hvordan sikrer du god kommunikation med kolleger og gæster?
- Hvilke metoder bruger du til at holde styr på deadlines?
- Har du erfaring med rejseplanlægning og mødebooking?
- Hvordan prioriterer du dine arbejdsopgaver?
- Hvad motiverer dig i rollen som kontorsekretær?
- Hvordan håndterer du uventede udfordringer i arbejdet?
