Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Mødekoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret mødekoordinator, der kan sikre en gnidningsfri planlægning og afvikling af møder i vores organisation. Som mødekoordinator vil du være ansvarlig for at arrangere alle aspekter af møder, herunder booking af lokaler, koordinering af deltagere, forberedelse af dagsordener og opfølgning på beslutninger. Du skal kunne håndtere flere opgaver samtidigt og kommunikere klart med både interne og eksterne interessenter. Din rolle er afgørende for at sikre, at møderne forløber effektivt og bidrager til organisationens mål. Vi forventer, at du har erfaring med kalenderstyring, gode organisatoriske evner og en proaktiv tilgang til problemløsning. Du vil arbejde tæt sammen med ledelsen og forskellige teams for at sikre, at alle nødvendige ressourcer og informationer er tilgængelige til møderne. Derudover skal du kunne håndtere tekniske løsninger som videokonferenceudstyr og digitale samarbejdsværktøjer. En vigtig del af jobbet er også at sikre, at mødedokumenter er korrekt distribueret og arkiveret. Vi tilbyder et dynamisk arbejdsmiljø, hvor du får mulighed for at udvikle dine kompetencer og bidrage til en effektiv kommunikation i organisationen. Hvis du er detaljeorienteret, har gode kommunikationsevner og trives med at skabe struktur, er dette jobbet for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlægge og koordinere møder og arrangementer
- Booke mødelokaler og sikre teknisk udstyr
- Udarbejde og distribuere dagsordener og referater
- Koordinere deltagernes tilgængelighed og bekræftelser
- Sikre opfølgning på mødebeslutninger og opgaver
- Vedligeholde mødekalendere og dokumentation
- Håndtere ændringer og aflysninger effektivt
- Samarbejde med forskellige afdelinger og ledelse
- Administrere digitale mødeværktøjer og platforme
- Sikre overholdelse af virksomhedens politikker for møder
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med mødekoordination eller lignende rolle
- Gode organisatoriske og planlægningsfærdigheder
- Stærke kommunikationsevner på dansk og engelsk
- Fortrolighed med kalenderstyringsværktøjer
- Evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Detaljeorienteret og proaktiv tilgang
- Kendskab til videokonference- og samarbejdsværktøjer
- Fleksibilitet og problemløsningsevner
- Teamplayer med god samarbejdsevne
- Pålidelig og ansvarlig i opgaveudførelse
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du ændringer i mødeplaner med kort varsel?
- Hvilke digitale værktøjer har du erfaring med til mødekoordination?
- Hvordan sikrer du, at alle deltagere er velinformerede før et møde?
- Kan du give et eksempel på en udfordring, du har løst i forbindelse med mødeplanlægning?
- Hvordan prioriterer du opgaver, når du har flere møder at koordinere samtidig?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger i forbindelse med møder?
- Hvilke metoder bruger du til at følge op på mødebeslutninger?
- Hvordan sikrer du effektiv kommunikation mellem forskellige teams under mødeplanlægning?
