Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Mailassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en mailassistent, der kan sikre en professionel, præcis og effektiv håndtering af indgående og udgående post, e-mails og anden skriftlig kommunikation i organisationen. I denne rolle bliver du en vigtig del af den daglige administrative drift og fungerer som et centralt bindeled mellem interne afdelinger, ledelse, kunder, leverandører og eksterne samarbejdspartnere. Stillingen passer til en person, der trives med struktur, har sans for detaljer og kan bevare overblikket i en travl hverdag med mange samtidige opgaver.
Som mailassistent vil du have ansvar for at sortere, registrere, distribuere og følge op på både fysisk og digital post. Du vil også understøtte arbejdet med kalenderstyring, dokumenthåndtering, arkivering og koordinering af administrative processer. Rollen kræver gode kommunikationsevner, da du ofte vil være den første, der modtager henvendelser, og derfor skal kunne formulere dig klart, høfligt og professionelt på dansk samt gerne på engelsk. Du skal kunne arbejde selvstændigt, men også samarbejde tæt med kolleger på tværs af organisationen.
Vi forestiller os, at du er serviceminded, ansvarsbevidst og fortrolig med almindelige kontorværktøjer som e-mailplatforme, tekstbehandling, regneark og digitale journalsystemer. Erfaring med administrative rutiner, posthåndtering eller kundekontakt vil være en fordel, men det vigtigste er, at du har en systematisk tilgang og lyst til at bidrage til en velfungerende administration. Du skal kunne prioritere opgaver, håndtere fortrolige oplysninger med diskretion og sikre, at deadlines overholdes.
I denne stilling får du mulighed for at arbejde i et professionelt miljø, hvor kvalitet, pålidelighed og god service er i fokus. Du vil få en central rolle i at understøtte organisationens kommunikationsflow og bidrage til, at information når frem til de rette personer på det rette tidspunkt. Der kan også være opgaver relateret til bestilling af kontorartikler, opdatering af kontaktoplysninger, udarbejdelse af standardsvar og støtte til mødeadministration.
Vi tilbyder en alsidig stilling med gode muligheder for faglig udvikling, hvor du får indsigt i mange dele af organisationens daglige arbejde. Du bliver en del af et team, der værdsætter samarbejde, ansvarlighed og en positiv tilgang til opgaverne. Hvis du motiveres af orden, kommunikation og administrative processer, og hvis du ønsker en rolle, hvor din indsats gør en mærkbar forskel for den daglige drift, kan dette være den rette mulighed for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Modtage, sortere og distribuere fysisk og digital post
- Overvåge fælles e-mailindbakker og videresende henvendelser korrekt
- Registrere dokumenter og korrespondance i interne systemer
- Besvare standardforespørgsler professionelt og rettidigt
- Arkivere dokumenter efter gældende procedurer og retningslinjer
- Understøtte kalenderstyring, mødebooking og administrative opgaver
- Koordinere kommunikation mellem afdelinger og eksterne kontakter
- Sikre fortrolig håndtering af følsomme oplysninger
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrative opgaver eller kontorarbejde er en fordel
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk
- Grundlæggende kendskab til e-mail, tekstbehandling og regneark
- Evne til at arbejde struktureret og detaljeorienteret
- God organisatorisk forståelse og evne til at prioritere
- Serviceminded tilgang og professionel fremtoning
- Evne til at håndtere fortrolige oplysninger diskret
- Selvstændighed kombineret med gode samarbejdsevner
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Har du erfaring med håndtering af post eller fælles e-mailindbakker?
- Hvordan sikrer du struktur og overblik i en travl arbejdsdag?
- Hvilke administrative systemer og kontorprogrammer har du arbejdet med?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger i dit daglige arbejde?
- Hvordan prioriterer du opgaver, når flere henvendelser kommer samtidig?
- Kan du give et eksempel på god skriftlig kundekommunikation?
- Hvad motiverer dig ved en administrativ rolle som mailassistent?
