Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Stedfortrædende Kontorassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og fleksibel vikarierende kontorassistent til at indgå i vores administrative team. Som vikarierende kontorassistent vil du få en central rolle i at sikre, at kontorets daglige drift forløber gnidningsfrit, især i perioder med sygdom, ferie eller ekstra travlhed. Du vil arbejde tæt sammen med kollegaer på tværs af afdelinger og bidrage til at opretholde en høj standard for service og effektivitet. Dine arbejdsopgaver vil spænde bredt og kan inkludere alt fra håndtering af telefonopkald og e-mails, kalenderstyring, mødebooking, arkivering og dokumenthåndtering til lettere økonomiopgaver såsom fakturering og indkøb af kontorartikler. Du skal kunne tilpasse dig hurtigt til nye opgaver og arbejdsgange, da du ofte vil blive sat ind i forskellige funktioner afhængigt af behovet. Vi lægger vægt på, at du er serviceminded, struktureret og har gode samarbejdsevner. Det er vigtigt, at du kan arbejde selvstændigt, tage initiativ og bevare overblikket, selv når der er travlt. Erfaring med almindelige kontorprogrammer som Microsoft Office er en fordel, og det er en fordel, hvis du har erfaring fra lignende stillinger. Vi tilbyder et dynamisk arbejdsmiljø, hvor ingen dage er ens, og hvor du får mulighed for at udvikle dine kompetencer inden for administration. Du vil blive en del af et team, hvor vi hjælper hinanden og har fokus på både faglighed og trivsel. Stillingen er midlertidig, men der kan være mulighed for forlængelse eller fastansættelse for den rette kandidat. Hvis du trives med afvekslende opgaver og kan lide at gøre en forskel i hverdagen, så er dette jobbet for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Besvare telefonopkald og e-mails
- Håndtere post og forsendelser
- Opdatere og vedligeholde arkiver og databaser
- Assistere med kalenderstyring og mødebooking
- Udføre lettere økonomiopgaver såsom fakturering
- Bestille og administrere kontorartikler
- Udarbejde og redigere dokumenter og præsentationer
- Modtage gæster og yde generel service
- Samarbejde med kollegaer på tværs af afdelinger
- Sikre fortrolighed omkring følsomme oplysninger
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde er en fordel
- Kendskab til Microsoft Office-pakken
- Gode kommunikationsevner på dansk, både mundtligt og skriftligt
- Evne til at arbejde selvstændigt og tage initiativ
- Struktureret og detaljeorienteret tilgang til opgaver
- Fleksibel og omstillingsparat
- Serviceminded og imødekommende
- Gode samarbejdsevner
- Diskretion og fortrolighed med følsomme oplysninger
- Evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrativt arbejde?
- Hvordan håndterer du travle perioder og mange opgaver?
- Kan du give et eksempel på, hvordan du har arbejdet selvstændigt?
- Hvilke kontorprogrammer har du erfaring med?
- Hvordan sikrer du fortrolighed i dit arbejde?
- Hvad motiverer dig i en vikarstilling?
- Hvordan tilpasser du dig nye arbejdsgange?
- Har du erfaring med kundeservice eller modtagelse af gæster?
- Hvordan prioriterer du dine opgaver i en travl hverdag?
- Er du villig til at arbejde i forskellige afdelinger efter behov?
