Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Udvalgssekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en udvalgssekretær, der kan sikre en professionel, struktureret og effektiv administrativ understøttelse af et udvalg, råd, nævn eller bestyrelseslignende forum. I denne rolle bliver du et centralt bindeled mellem medlemmer, ledelse og relevante interessenter, og du får ansvar for at planlægge møder, udarbejde dagsordener, koordinere materiale, føre referater og følge op på beslutninger. Stillingen kræver høj grad af diskretion, stærke organisatoriske evner og en sikker sans for skriftlig formidling på dansk.
Som udvalgssekretær vil du have en vigtig funktion i at sikre, at udvalgets arbejde forløber smidigt og i overensstemmelse med gældende procedurer, regler og tidsfrister. Du skal kunne håndtere mange opgaver samtidig, bevare overblikket i travle perioder og arbejde systematisk med både detaljer og helhed. Rollen indebærer ofte kontakt med interne og eksterne samarbejdspartnere, og det er derfor vigtigt, at du kommunikerer klart, professionelt og serviceminded.
Du vil typisk være ansvarlig for den administrative livscyklus omkring udvalgsmøder, fra den indledende planlægning til den afsluttende opfølgning. Det omfatter blandt andet indsamling og kvalitetssikring af beslutningsoplæg, udsendelse af mødeindkaldelser, koordinering af bilag, praktisk mødeforberedelse samt dokumentation af beslutninger og handlinger. Derudover kan du blive involveret i journalisering, arkivering, sagsstyring og vedligeholdelse af interne processer, så arbejdet understøttes af en ensartet og gennemsigtig administration.
Vi lægger vægt på, at du kan arbejde selvstændigt og tage ansvar, men også at du trives i samarbejde med forskellige faggrupper og ledelsesniveauer. Du skal kunne prioritere opgaver, håndtere fortrolige oplysninger med omhu og bidrage til, at udvalgets medlemmer får et solidt beslutningsgrundlag. Erfaring fra politisk betjening, offentlig administration, bestyrelsesbetjening eller anden sekretariatsfunktion vil være en fordel, men det vigtigste er, at du har de rette administrative kompetencer og en professionel tilgang til opgaven.
Stillingen passer godt til dig, der motiveres af struktur, koordinering og præcis dokumentation, og som finder tilfredshed i at skabe orden, fremdrift og kvalitet i komplekse administrative processer. Som udvalgssekretær får du mulighed for at spille en synlig og værdifuld rolle i en organisation, hvor god mødeledsagelse, korrekt dokumentation og effektiv opfølgning er afgørende for velfungerende beslutningsprocesser. Hvis du er detaljeorienteret, ansvarsbevidst og god til at skabe overblik, kan dette være en spændende mulighed for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlægge og koordinere udvalgsmøder, herunder kalenderstyring og mødeindkaldelser.
- Udarbejde dagsordener i samarbejde med formand, ledelse eller relevante sagsansvarlige.
- Indsamle, kvalitetssikre og distribuere mødemateriale og bilag rettidigt.
- Føre præcise referater og sikre korrekt dokumentation af beslutninger og opfølgningspunkter.
- Følge op på beslutninger, deadlines og aftalte handlinger efter møder.
- Vedligeholde arkiver, journaler og sagsdokumentation i relevante systemer.
- Sikre overholdelse af interne procedurer, formalia og administrative retningslinjer.
- Besvare henvendelser fra udvalgsmedlemmer og koordinere kommunikation med interessenter.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativ koordinering, sekretariatsbetjening eller lignende funktioner.
- Stærke skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk.
- Evne til at arbejde struktureret, detaljeorienteret og med høj kvalitet.
- Rutine i mødeplanlægning, referatskrivning og dokumenthåndtering.
- Gode IT-kompetencer og erfaring med kontorpakker og administrative systemer.
- Evne til at håndtere fortrolige oplysninger med diskretion og professionalisme.
- Selvstændig arbejdsform kombineret med gode samarbejdsevner.
- Forståelse for organisatoriske processer og beslutningsgange er en fordel.
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med sekretariatsbetjening eller administrativ mødekoordinering?
- Hvordan sikrer du kvalitet og præcision i dagsordener og referater?
- Har du erfaring med at arbejde med fortrolige dokumenter og følsomme oplysninger?
- Hvilke digitale værktøjer og administrative systemer har du arbejdet med?
- Hvordan prioriterer du opgaver, når flere deadlines falder samtidig?
- Kan du beskrive en situation, hvor du forbedrede en administrativ proces?
- Hvordan samarbejder du med ledere, medlemmer og andre interessenter i en travl hverdag?
