Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Γραμματέας Τμήματος
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν/μία Γραμματέα Τμήματος για να υποστηρίξει αποτελεσματικά την καθημερινή διοικητική λειτουργία του τμήματος και να συμβάλει στην ομαλή επικοινωνία μεταξύ στελεχών, εργαζομένων, συνεργατών και εξωτερικών φορέων. Ο/Η κατάλληλος/η υποψήφιος/α θα έχει κεντρικό ρόλο στον συντονισμό γραμματειακών εργασιών, στη διαχείριση εγγράφων, στον προγραμματισμό συναντήσεων και στην τήρηση διαδικασιών που διασφαλίζουν την εύρυθμη λειτουργία της ομάδας. Η θέση απαιτεί άριστες οργανωτικές ικανότητες, επαγγελματική συμπεριφορά, προσοχή στη λεπτομέρεια και δυνατότητα διαχείρισης πολλαπλών προτεραιοτήτων σε ένα δυναμικό περιβάλλον εργασίας.
Ο/Η Γραμματέας Τμήματος θα είναι υπεύθυνος/η για την υποδοχή και εξυπηρέτηση εσωτερικών και εξωτερικών επικοινωνιών, τη σύνταξη και μορφοποίηση επιστολών, αναφορών και πρακτικών, καθώς και για την αρχειοθέτηση φυσικών και ηλεκτρονικών αρχείων με ακρίβεια και εμπιστευτικότητα. Παράλληλα, θα υποστηρίζει τη διοίκηση του τμήματος στην προετοιμασία παρουσιάσεων, στη συλλογή πληροφοριών και στην παρακολούθηση διοικητικών εκκρεμοτήτων. Η επιτυχία στη θέση προϋποθέτει ευχέρεια στη χρήση ψηφιακών εργαλείων γραφείου, ικανότητα σαφούς επικοινωνίας και διάθεση συνεργασίας με διαφορετικές ομάδες.
Στο πλαίσιο του ρόλου, ο/η επαγγελματίας θα συμβάλλει στη διαχείριση ημερολογίων, στον προγραμματισμό συναντήσεων και ταξιδιών όπου απαιτείται, καθώς και στην παρακολούθηση προθεσμιών, εγκρίσεων και εσωτερικών διαδικασιών. Θα χρειαστεί επίσης να διαχειρίζεται προμήθειες γραφείου, να συντονίζει αιτήματα του προσωπικού και να υποστηρίζει οργανωτικά εκδηλώσεις, συναντήσεις ή εκπαιδευτικές δράσεις του τμήματος. Η θέση είναι ιδανική για άτομα που απολαμβάνουν τη δομή, την οργάνωση και την παροχή αξιόπιστης υποστήριξης σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον.
Αναζητούμε έναν/μία υποψήφιο/α με υπευθυνότητα, διακριτικότητα και προσανατολισμό στην εξυπηρέτηση, ο/η οποίος/α μπορεί να λειτουργεί αυτόνομα αλλά και ως αναπόσπαστο μέλος μιας ομάδας. Η ικανότητα διαχείρισης ευαίσθητων πληροφοριών, η τήρηση εμπιστευτικότητας και η ευελιξία στην αντιμετώπιση καθημερινών αναγκών είναι απαραίτητα στοιχεία για τη συγκεκριμένη θέση. Αν διαθέτετε εμπειρία σε γραμματειακή ή διοικητική υποστήριξη, ισχυρές επικοινωνιακές δεξιότητες και επιθυμία να συμβάλετε ουσιαστικά στην αποτελεσματικότητα ενός τμήματος, θα χαρούμε να εξετάσουμε την υποψηφιότητά σας.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, τηλεφωνημάτων και ηλεκτρονικών μηνυμάτων
- Οργάνωση ημερολογίων, συναντήσεων, ραντεβού και εσωτερικών συντονισμών του τμήματος
- Σύνταξη, επιμέλεια και αρχειοθέτηση εγγράφων, αναφορών, πρακτικών και παρουσιάσεων
- Τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου με ακρίβεια και εμπιστευτικότητα
- Υποστήριξη της διοίκησης του τμήματος σε διοικητικές και οργανωτικές εργασίες
- Παρακολούθηση προθεσμιών, εγκρίσεων και εκκρεμοτήτων για την ομαλή λειτουργία του τμήματος
- Συντονισμός προμηθειών γραφείου και διαχείριση βασικών λειτουργικών αναγκών
- Εξυπηρέτηση εργαζομένων, συνεργατών και επισκεπτών με επαγγελματισμό
- Οργάνωση ταξιδιών, κρατήσεων και σχετικών διοικητικών διαδικασιών όπου απαιτείται
- Υποστήριξη στη διοργάνωση εκδηλώσεων, συναντήσεων και εσωτερικών δράσεων
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο δευτεροβάθμιας ή μεταδευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, επιθυμητά σε διοικητικό αντικείμενο
- Προϋπηρεσία σε θέση γραμματειακής ή διοικητικής υποστήριξης
- Άριστη γνώση χρήσης Η/Υ και εφαρμογών γραφείου, όπως Word, Excel και Outlook
- Ικανότητα οργάνωσης πολλαπλών εργασιών και αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου
- Πολύ καλές γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες στα ελληνικά
- Διακριτικότητα και ικανότητα διαχείρισης εμπιστευτικών πληροφοριών
- Προσοχή στη λεπτομέρεια και συνέπεια στην τήρηση διαδικασιών
- Ικανότητα συνεργασίας με διαφορετικά επίπεδα προσωπικού και εξωτερικούς συνεργάτες
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια εμπειρία διαθέτετε σε γραμματειακή ή διοικητική υποστήριξη;
- Πώς οργανώνετε τις προτεραιότητές σας όταν διαχειρίζεστε πολλές εργασίες ταυτόχρονα;
- Ποια προγράμματα γραφείου χρησιμοποιείτε με μεγαλύτερη άνεση;
- Έχετε εμπειρία στη σύνταξη πρακτικών, αναφορών ή επίσημης αλληλογραφίας;
- Πώς διαχειρίζεστε εμπιστευτικές πληροφορίες στον χώρο εργασίας;
- Περιγράψτε μια περίπτωση όπου χρειάστηκε να συντονίσετε επείγον διοικητικό αίτημα.
- Πώς αντιμετωπίζετε απαιτητικές επικοινωνίες με εσωτερικούς ή εξωτερικούς συνεργάτες;
- Τι σας ενδιαφέρει περισσότερο στη θέση του/της Γραμματέα Τμήματος;
