Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Διαχειριστής Τεκμηρίωσης
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν/μία Διαχειριστή Τεκμηρίωσης για να αναλάβει τον συντονισμό, την οργάνωση, την ενημέρωση και τον έλεγχο όλων των κρίσιμων εγγράφων και αρχείων ενός οργανισμού. Ο ρόλος αυτός είναι καθοριστικός για τη διασφάλιση της ακρίβειας, της προσβασιμότητας, της συμμόρφωσης και της συνέπειας της τεκμηρίωσης που χρησιμοποιείται από εσωτερικές ομάδες, συνεργάτες, πελάτες ή ρυθμιστικές αρχές. Ο/Η κατάλληλος/η υποψήφιος/α θα συνεργάζεται στενά με διαφορετικά τμήματα, όπως λειτουργίες, ποιότητα, νομικό, κανονιστική συμμόρφωση, ανθρώπινο δυναμικό και τεχνολογία, ώστε να διασφαλίζει ότι όλα τα έγγραφα τηρούν τα απαιτούμενα πρότυπα μορφοποίησης, έκδοσης, έγκρισης, αποθήκευσης και αρχειοθέτησης.
Ο/Η Διαχειριστής Τεκμηρίωσης θα είναι υπεύθυνος/η για τη δημιουργία και τη συντήρηση διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων, την παρακολούθηση αναθεωρήσεων, τον έλεγχο εκδόσεων και τη σωστή ταξινόμηση πληροφοριών σε φυσικά και ψηφιακά συστήματα. Θα συμβάλλει στη βελτίωση της εσωτερικής ροής πληροφορίας, μειώνοντας λάθη, διπλοεγγραφές και καθυστερήσεις που σχετίζονται με ελλιπή ή παρωχημένη τεκμηρίωση. Παράλληλα, θα υποστηρίζει ελέγχους, επιθεωρήσεις και εσωτερικά audits, παρέχοντας άμεσα τα απαραίτητα αρχεία και αποδεικτικά στοιχεία όταν απαιτείται.
Η θέση απαιτεί υψηλό επίπεδο προσοχής στη λεπτομέρεια, οργανωτική ικανότητα και κατανόηση των αρχών εμπιστευτικότητας και ασφάλειας πληροφοριών. Ο/Η ιδανικός/ή υποψήφιος/α θα πρέπει να μπορεί να εργάζεται με σαφείς προθεσμίες, να διαχειρίζεται πολλαπλές ροές εργασίας ταυτόχρονα και να επικοινωνεί αποτελεσματικά με ενδιαφερόμενα μέρη διαφορετικών επιπέδων. Η εμπειρία σε συστήματα διαχείρισης εγγράφων, πολιτικές τήρησης αρχείων και πρότυπα συμμόρφωσης θα θεωρηθεί ιδιαίτερα σημαντική.
Σε αυτόν τον ρόλο, θα έχετε την ευκαιρία να συμβάλετε ουσιαστικά στη λειτουργική αποτελεσματικότητα και τη θεσμική μνήμη του οργανισμού. Θα βοηθήσετε στη δημιουργία ενός αξιόπιστου πλαισίου τεκμηρίωσης που θα υποστηρίζει τη λήψη αποφάσεων, τη διαφάνεια, τη συμμόρφωση και τη συνεχή βελτίωση. Αναζητούμε ένα άτομο με επαγγελματισμό, μεθοδικότητα και διάθεση να αναπτύξει βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης γνώσης και εγγράφων σε ένα δυναμικό περιβάλλον εργασίας.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Οργάνωση, ταξινόμηση και συντήρηση φυσικών και ψηφιακών αρχείων τεκμηρίωσης
- Έλεγχος εκδόσεων, αναθεωρήσεων και εγκρίσεων εγγράφων σύμφωνα με εσωτερικές διαδικασίες
- Διασφάλιση ότι όλα τα έγγραφα είναι ακριβή, ενημερωμένα και εύκολα προσβάσιμα
- Συνεργασία με τμήματα για τη συλλογή, επικαιροποίηση και τυποποίηση πληροφοριών
- Υποστήριξη εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων με παροχή απαιτούμενης τεκμηρίωσης
- Διαχείριση πολιτικών αρχειοθέτησης, διατήρησης και ασφαλούς καταστροφής εγγράφων
- Παρακολούθηση συμμόρφωσης με πρότυπα ποιότητας, ασφάλειας και κανονιστικών απαιτήσεων
- Εκπαίδευση εργαζομένων σε διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων και ορθές πρακτικές τεκμηρίωσης
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο στη διοίκηση επιχειρήσεων, βιβλιοθηκονομία, πληροφορική ή συναφή τομέα
- Προϋπηρεσία σε διαχείριση εγγράφων, διοικητική υποστήριξη ή κανονιστική συμμόρφωση
- Άριστη οργανωτική ικανότητα και μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια
- Εμπειρία με συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και εργαλεία γραφείου
- Κατανόηση διαδικασιών ελέγχου εκδόσεων και πολιτικών τήρησης αρχείων
- Ικανότητα διαχείρισης εμπιστευτικών πληροφοριών με επαγγελματισμό
- Πολύ καλές επικοινωνιακές δεξιότητες σε γραπτό και προφορικό λόγο
- Ικανότητα εργασίας με προθεσμίες και πολλαπλές παράλληλες εργασίες
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια εμπειρία έχετε στη διαχείριση εταιρικής ή κανονιστικής τεκμηρίωσης;
- Με ποια συστήματα διαχείρισης εγγράφων ή αρχειοθέτησης έχετε εργαστεί;
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια και την ενημέρωση κρίσιμων εγγράφων;
- Περιγράψτε μια περίπτωση όπου βελτιώσατε μια διαδικασία τεκμηρίωσης.
- Πώς χειρίζεστε εμπιστευτικά έγγραφα και περιορισμένη πρόσβαση;
- Πώς οργανώνετε την εργασία σας όταν υπάρχουν πολλές προθεσμίες ταυτόχρονα;
