Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Βοηθός Ελέγχου Εγγράφων
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν Βοηθό Ελέγχου Εγγράφων για να ενταχθεί στην ομάδα μας και να συμβάλει στη σωστή διαχείριση, οργάνωση και παρακολούθηση των εγγράφων του οργανισμού μας. Ο ρόλος αυτός απαιτεί ακρίβεια, υπευθυνότητα και ικανότητα τήρησης διαδικασιών, καθώς και άριστες οργανωτικές δεξιότητες. Ο Βοηθός Ελέγχου Εγγράφων θα είναι υπεύθυνος για την καταγραφή, την ταξινόμηση, την αποθήκευση και την ανάκτηση εγγράφων, διασφαλίζοντας ότι όλα τα έγγραφα είναι ενημερωμένα, σωστά αρχειοθετημένα και προσβάσιμα μόνο σε εξουσιοδοτημένα άτομα. Επιπλέον, θα συνεργάζεται στενά με άλλα τμήματα για την παροχή υποστήριξης σε θέματα τεκμηρίωσης και θα συμβάλλει στη διατήρηση της συμμόρφωσης με τις πολιτικές και τις διαδικασίες του οργανισμού. Οι κύριες αρμοδιότητες περιλαμβάνουν την παρακολούθηση της ροής των εγγράφων, την ενημέρωση των αρχείων, τη διαχείριση ψηφιακών και φυσικών αρχείων, καθώς και την υποστήριξη σε εσωτερικούς και εξωτερικούς ελέγχους. Ο ιδανικός υποψήφιος διαθέτει εμπειρία σε παρόμοια θέση, γνώση εργαλείων διαχείρισης εγγράφων και ικανότητα εργασίας υπό πίεση. Η θέση αυτή προσφέρει ευκαιρίες επαγγελματικής ανάπτυξης και εξέλιξης σε ένα δυναμικό και οργανωμένο περιβάλλον εργασίας.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Καταγραφή και ταξινόμηση εγγράφων σύμφωνα με τις διαδικασίες.
- Αρχειοθέτηση φυσικών και ψηφιακών εγγράφων.
- Ενημέρωση και διατήρηση βάσεων δεδομένων εγγράφων.
- Υποστήριξη στη διαχείριση της ροής εγγράφων μεταξύ τμημάτων.
- Διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις πολιτικές διαχείρισης εγγράφων.
- Παροχή βοήθειας σε εσωτερικούς και εξωτερικούς ελέγχους.
- Ανάκτηση εγγράφων κατόπιν αιτήματος.
- Συνεργασία με άλλα τμήματα για την ορθή διαχείριση εγγράφων.
- Ενημέρωση για αλλαγές στις διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων.
- Συμμετοχή σε εκπαιδεύσεις σχετικές με τη διαχείριση εγγράφων.
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Απολυτήριο Λυκείου ή αντίστοιχο πτυχίο.
- Εμπειρία σε παρόμοια θέση θα θεωρηθεί επιπλέον προσόν.
- Γνώση εργαλείων διαχείρισης εγγράφων και MS Office.
- Ικανότητα οργάνωσης και προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Δεξιότητες επικοινωνίας και συνεργασίας.
- Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα.
- Εχεμύθεια και υπευθυνότητα στη διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών.
- Βασική γνώση αγγλικής γλώσσας.
- Ευελιξία και προσαρμοστικότητα σε αλλαγές διαδικασιών.
- Δυνατότητα εργασίας υπό πίεση.
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια είναι η εμπειρία σας στη διαχείριση εγγράφων;
- Έχετε χρησιμοποιήσει συστήματα διαχείρισης εγγράφων στο παρελθόν;
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια και την οργάνωση στα αρχεία σας;
- Πώς αντιμετωπίζετε την εργασία υπό πίεση;
- Ποια είναι η προσέγγισή σας στην τήρηση εμπιστευτικότητας;
- Έχετε εμπειρία σε εσωτερικούς ή εξωτερικούς ελέγχους;
- Πώς διαχειρίζεστε πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα;
- Ποια είναι η γνώση σας στη χρήση MS Office;
- Πώς θα αντιμετωπίζατε ένα λάθος στην αρχειοθέτηση εγγράφου;
- Ποια είναι η εμπειρία σας στη συνεργασία με άλλα τμήματα;
