Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Βοηθός Αλληλογραφίας
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν/μία Βοηθό Αλληλογραφίας για να ενταχθεί στην ομάδα μας και να συμβάλει στην αποτελεσματική διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας του οργανισμού μας. Ο ιδανικός υποψήφιος θα είναι υπεύθυνος για την παραλαβή, ταξινόμηση, διανομή και αρχειοθέτηση της αλληλογραφίας, διασφαλίζοντας ότι όλα τα έγγραφα και οι επικοινωνίες φτάνουν στους σωστούς παραλήπτες έγκαιρα και με ασφάλεια. Επιπλέον, θα υποστηρίζει τη σύνταξη, την αποστολή και την παρακολούθηση επιστολών, δεμάτων και ηλεκτρονικών μηνυμάτων, διατηρώντας πάντα υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού και εμπιστευτικότητας.
Ο/Η Βοηθός Αλληλογραφίας θα συνεργάζεται στενά με όλα τα τμήματα της εταιρείας, παρέχοντας διοικητική υποστήριξη και συμβάλλοντας στην ομαλή λειτουργία του γραφείου. Θα είναι υπεύθυνος/η για την ενημέρωση των αρχείων αλληλογραφίας, την τήρηση των διαδικασιών ασφαλείας και την επικοινωνία με ταχυδρομικές υπηρεσίες ή εταιρείες ταχυμεταφορών. Η θέση απαιτεί οργανωτικές δεξιότητες, προσοχή στη λεπτομέρεια και ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα.
Επιπλέον, ο/η υποψήφιος/α θα πρέπει να είναι εξοικειωμένος/η με τη χρήση ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης αλληλογραφίας και να μπορεί να χειρίζεται ευαίσθητες πληροφορίες με διακριτικότητα. Η θέση αυτή προσφέρει ευκαιρίες για επαγγελματική ανάπτυξη σε ένα δυναμικό περιβάλλον, με δυνατότητα εξέλιξης σε άλλους διοικητικούς ρόλους. Αν διαθέτετε ομαδικό πνεύμα, υπευθυνότητα και επιθυμείτε να εργαστείτε σε ένα οργανωμένο και υποστηρικτικό περιβάλλον, σας προσκαλούμε να υποβάλετε την αίτησή σας.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Παραλαβή και διανομή εισερχόμενης αλληλογραφίας.
- Ταξινόμηση και αρχειοθέτηση εγγράφων και επιστολών.
- Αποστολή εξερχόμενης αλληλογραφίας και δεμάτων.
- Ενημέρωση αρχείων και καταγραφών αλληλογραφίας.
- Επικοινωνία με ταχυδρομικές υπηρεσίες και courier.
- Διασφάλιση εμπιστευτικότητας και ασφάλειας εγγράφων.
- Υποστήριξη στη σύνταξη και μορφοποίηση επιστολών.
- Συνεργασία με άλλα τμήματα για εσωτερική αλληλογραφία.
- Διαχείριση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.
- Τήρηση διαδικασιών και οδηγιών του οργανισμού.
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Απολυτήριο Λυκείου ή αντίστοιχο πτυχίο.
- Εμπειρία σε παρόμοια θέση θα θεωρηθεί προσόν.
- Γνώση βασικών εφαρμογών γραφείου (Word, Excel, email).
- Οργανωτικές δεξιότητες και προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών.
- Εμπιστευτικότητα και υπευθυνότητα.
- Καλή γνώση ελληνικής γλώσσας (γραπτός και προφορικός λόγος).
- Επικοινωνιακές δεξιότητες και ομαδικό πνεύμα.
- Ικανότητα τήρησης προθεσμιών.
- Ευγένεια και επαγγελματική συμπεριφορά.
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Έχετε προηγούμενη εμπειρία σε διαχείριση αλληλογραφίας;
- Πόσο άνετα εργάζεστε με ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης;
- Πώς διαχειρίζεστε ευαίσθητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες;
- Ποια είναι η προσέγγισή σας στην οργάνωση πολλαπλών εργασιών;
- Έχετε εργαστεί ξανά σε περιβάλλον γραφείου;
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια στην εργασία σας;
- Ποια είναι η εμπειρία σας με ταχυδρομικές υπηρεσίες ή courier;
- Πώς αντιμετωπίζετε καταστάσεις πίεσης ή αυξημένου φόρτου εργασίας;
- Ποια είναι τα δυνατά σας σημεία ως προς την επικοινωνία;
- Είστε διατεθειμένος/η να αναλάβετε επιπλέον διοικητικά καθήκοντα;
