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Título
Text copied to clipboard!Coordinador de Registros
Descripción
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Estamos buscando un Coordinador de Registros altamente organizado, meticuloso y orientado al detalle para supervisar la creación, clasificación, mantenimiento, protección y recuperación de documentos y archivos dentro de la organización. Esta posición es fundamental para garantizar que la información empresarial, administrativa, legal y operativa se gestione de manera precisa, segura y conforme a las políticas internas y a los requisitos regulatorios aplicables. El candidato ideal tendrá experiencia en administración documental, control de archivos, gestión de bases de datos y procesos administrativos, además de una sólida capacidad para trabajar con múltiples departamentos y mantener la confidencialidad de la información sensible.
El Coordinador de Registros será responsable de desarrollar y mantener sistemas eficientes para el almacenamiento físico y digital de documentos, asegurando que los registros estén actualizados, accesibles para el personal autorizado y protegidos contra pérdida, daño o acceso no autorizado. También colaborará en auditorías internas y externas, apoyará iniciativas de cumplimiento normativo y propondrá mejoras continuas en los procesos de gestión documental. Esta función requiere habilidades de comunicación, criterio para priorizar tareas y capacidad para resolver problemas relacionados con la integridad y disponibilidad de la información.
Entre sus funciones diarias se incluirá revisar procedimientos de archivo, coordinar calendarios de retención documental, verificar la exactitud de los registros ingresados en sistemas, atender solicitudes de recuperación de documentos y capacitar al personal sobre buenas prácticas de manejo documental. Además, deberá monitorear el cumplimiento de políticas de conservación y eliminación de registros, documentar incidencias y participar en la implementación de herramientas tecnológicas que optimicen la administración de archivos.
Buscamos a una persona que combine disciplina operativa con enfoque de servicio interno, capaz de mantener altos estándares de calidad en entornos con gran volumen de información. El puesto puede interactuar con áreas como recursos humanos, finanzas, operaciones, legal, cumplimiento y atención al cliente, por lo que se valora la capacidad de adaptación y la colaboración interdepartamental. La experiencia con sistemas de gestión documental, hojas de cálculo, plataformas de archivo electrónico y controles de acceso será especialmente importante.
El éxito en este cargo dependerá de la capacidad para mantener registros completos, confiables y fácilmente localizables, reduciendo riesgos operativos y fortaleciendo la trazabilidad de la información. Si usted tiene pasión por el orden, la precisión y la mejora de procesos administrativos, esta oportunidad ofrece un entorno profesional donde su trabajo tendrá un impacto directo en la eficiencia, el cumplimiento y la continuidad operativa de la organización.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Organizar y mantener archivos físicos y digitales de acuerdo con políticas internas.
- Clasificar, indexar y actualizar registros para facilitar su búsqueda y recuperación.
- Coordinar calendarios de retención, archivo y eliminación segura de documentos.
- Verificar la exactitud e integridad de la información registrada en los sistemas.
- Atender solicitudes internas de acceso y recuperación de documentos autorizados.
- Apoyar auditorías internas y externas proporcionando registros completos y oportunos.
- Monitorear el cumplimiento de normas de confidencialidad y protección de datos.
- Capacitar al personal en procedimientos de gestión documental y buenas prácticas.
- Identificar oportunidades de mejora en procesos de archivo y control documental.
- Colaborar con distintas áreas para asegurar consistencia en el manejo de registros.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiencia previa en gestión documental, archivo o funciones administrativas similares.
- Conocimiento de sistemas de gestión de documentos y archivo electrónico.
- Capacidad para manejar información confidencial con alto nivel de discreción.
- Atención excepcional al detalle y habilidades sólidas de organización.
- Dominio de herramientas ofimáticas como Excel, Word y bases de datos.
- Comprensión de políticas de retención documental y cumplimiento normativo.
- Habilidad para priorizar tareas y trabajar con plazos establecidos.
- Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal en español.
- Capacidad para trabajar de forma autónoma y en equipo.
- Deseable formación técnica o universitaria en administración o áreas afines.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuánta experiencia tiene en gestión de registros físicos y digitales?
- ¿Ha trabajado con sistemas de archivo electrónico o gestión documental?
- ¿Cómo garantiza la confidencialidad de documentos sensibles en su trabajo?
- ¿Qué método utiliza para organizar grandes volúmenes de información?
- ¿Ha participado en auditorías o procesos de cumplimiento documental?
- ¿Cómo maneja solicitudes urgentes de recuperación de registros?
- ¿Qué herramientas ofimáticas domina para el control de archivos?
- ¿Puede describir una mejora de proceso que haya implementado en archivo?
- ¿Cómo asegura la precisión de los datos al registrar información?
- ¿Está cómodo colaborando con múltiples departamentos simultáneamente?
