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Título
Text copied to clipboard!Oficial de Gestión Documental
Descripción
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Estamos buscando un Oficial de Gestión Documental altamente organizado y meticuloso para unirse a nuestro equipo. Esta posición es clave para garantizar la correcta administración, almacenamiento, recuperación y disposición de los documentos físicos y digitales de la organización, cumpliendo con las normativas legales y políticas internas. El candidato ideal tendrá experiencia en sistemas de gestión documental, conocimientos en normativas de archivo y habilidades para trabajar con herramientas tecnológicas de organización de información.
El Oficial de Gestión Documental será responsable de implementar y mantener procedimientos eficientes para la clasificación, codificación, digitalización y archivo de documentos. Además, deberá asegurar la confidencialidad y seguridad de la información, así como facilitar el acceso oportuno a los documentos requeridos por diferentes áreas de la organización. Este rol también implica la capacitación de personal en buenas prácticas de gestión documental y la colaboración con equipos multidisciplinarios para mejorar los procesos de información.
Entre sus funciones se encuentra la elaboración de inventarios documentales, la depuración de archivos obsoletos, la implementación de políticas de retención documental y la coordinación con entidades externas para la conservación o destrucción de documentos según la normativa vigente. Se valorará positivamente la experiencia en instituciones públicas o privadas con altos volúmenes de documentación y el manejo de software especializado en gestión documental.
Buscamos una persona proactiva, con atención al detalle, habilidades comunicativas y capacidad para trabajar bajo presión. El Oficial de Gestión Documental jugará un papel fundamental en la eficiencia operativa de la organización, asegurando que la información esté disponible, organizada y protegida adecuadamente.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Clasificar y archivar documentos físicos y digitales.
- Implementar políticas de retención documental.
- Digitalizar documentos y mantener bases de datos actualizadas.
- Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
- Capacitar al personal en gestión documental.
- Coordinar la disposición final de documentos obsoletos.
- Elaborar inventarios documentales.
- Colaborar con otras áreas para mejorar procesos de archivo.
- Supervisar el cumplimiento de normativas legales en documentación.
- Gestionar el acceso a documentos requeridos por otras áreas.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título técnico o profesional en Archivística, Bibliotecología o afines.
- Experiencia mínima de 2 años en gestión documental.
- Conocimiento de normativas legales sobre archivo y documentación.
- Manejo de software de gestión documental.
- Habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
- Conocimientos en digitalización y preservación de documentos.
- Buena comunicación oral y escrita.
- Responsabilidad y ética profesional.
- Disponibilidad para trabajo presencial o híbrido.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Tiene experiencia previa en gestión documental?
- ¿Qué software de gestión documental ha utilizado?
- ¿Está familiarizado con normativas de archivo nacionales?
- ¿Cómo asegura la confidencialidad de los documentos?
- ¿Ha capacitado a otros en temas de archivo?
- ¿Está dispuesto a trabajar bajo presión?
- ¿Tiene experiencia en digitalización de documentos?
- ¿Cómo organiza grandes volúmenes de información?
- ¿Ha trabajado en instituciones públicas o privadas?
- ¿Cuál es su nivel de manejo de herramientas ofimáticas?
