Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Ürituskorralduse assistent
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime oma meeskonda ürituskorralduse assistenti, kes aitab planeerida, ette valmistada ja ellu viia erineva suuruse ja eesmärgiga üritusi. Selles rollis on oluline hea organiseerimisvõime, täpsus, suhtlemisoskus ning valmisolek töötada mitme ülesandega samaaegselt. Ürituskorralduse assistent toetab projektijuhte ja korraldustiimi igapäevastes tegevustes, aidates tagada, et kõik sündmuse ettevalmistusega seotud detailid oleksid õigeaegselt hallatud ning osalejate kogemus oleks professionaalne ja meeldiv.
Töö hõlmab suhtlemist klientide, koostööpartnerite, teenusepakkujate ja esinejatega, samuti logistiliste tegevuste koordineerimist enne üritust, selle ajal ja järel. Sobiv kandidaat tunneb huvi sündmuste korraldamise vastu, suudab kiiresti reageerida muutuvatele olukordadele ning oskab hoida korraga kontrolli nii suure pildi kui ka väikeste detailide üle. Ürituskorralduse assistent aitab koostada ajakavasid, hallata registreerimisprotsesse, valmistada ette materjale, jälgida eelarvega seotud kulusid ning toetada kohapealset korraldust.
Selles ametis on edu saavutamiseks oluline oskus teha koostööd erinevate osapooltega ning säilitada rahulik ja lahendustele suunatud hoiak ka pingelistes olukordades. Töö võib hõlmata konverentse, seminare, ettevõtte siseüritusi, messiesinemisi, kliendiüritusi, kultuurisündmusi ja muid eriprojekte. Ürituskorralduse assistent aitab tagada, et kõik vajalikud ressursid, ruumid, tehnilised lahendused, toitlustus ja külaliste teenindusega seotud tegevused oleksid kooskõlastatud ning toimiksid plaanipäraselt.
Igapäevatöös on oluline dokumentatsiooni korrastamine, tarnijate pakkumiste võrdlemine, osalejate nimekirjade haldamine, kutsete ja meeldetuletuste saatmine ning tagasiside kogumine pärast sündmusi. Lisaks eeldab roll head arvutikasutusoskust, sest töö sisaldab sageli tabelite, esitlusmaterjalide, registreerimisplatvormide ja suhtluskanalite kasutamist. Kasuks tuleb varasem kogemus administratiivses töös, klienditeeninduses või projektide toetamisel, kuid sama oluline on positiivne suhtumine ja soov õppida.
Pakume võimalust töötada dünaamilises ja loomingulises keskkonnas, kus iga projekt on erinev ning annab võimaluse arendada nii korralduslikke kui ka suhtlemisoskusi. See roll sobib inimesele, kes naudib tempokat tööd, väärtustab meeskonnatööd ning soovib panustada kvaliteetsete ja hästi korraldatud sündmuste loomisesse. Kui oled süsteemne, abivalmis ja motiveeritud toetama ürituste edukat läbiviimist algusest lõpuni, võib see ametikoht olla just sulle sobiv järgmine samm.
Kohustused
Text copied to clipboard!- Toetada ürituste planeerimist ja ettevalmistust vastavalt ajakavale
- Suhelda klientide, tarnijate, esinejate ja koostööpartneritega
- Koostada ja uuendada osalejate nimekirju ning registreerimisandmeid
- Aidata korraldada ruumide, tehnika, toitlustuse ja transpordi logistikat
- Valmistada ette üritusmaterjale, nimesilte, päevakavasid ja infopakette
- Toetada kohapealset korraldust ürituse toimumise ajal
- Jälgida kulusid ja aidata hallata eelarvega seotud infot
- Koguda tagasisidet ning koostada järeltegevuste kokkuvõtteid
Nõuded
Text copied to clipboard!- Väga hea organiseerimis- ja ajaplaneerimisoskus
- Hea suuline ja kirjalik eneseväljendus eesti keeles
- Võime töötada mitme ülesandega samaaegselt
- Hea arvutikasutusoskus ja oskus kasutada kontoritarkvara
- Täpsus, vastutustunne ja detailidele orienteeritus
- Hea suhtlemisoskus ja meeskonnatöövalmidus
- Paindlikkus ning valmisolek töötada vajadusel õhtuti või nädalavahetustel
- Varasem kogemus ürituste, administratsiooni või klienditeeninduse valdkonnas tuleb kasuks
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline varasem kogemus sul on ürituste korraldamise või toetamisega?
- Kuidas tagad, et mitme paralleelse ülesande puhul püsivad tähtajad kontrolli all?
- Kirjelda olukorda, kus pidid kiiresti lahendama ootamatu probleemi.
- Milliseid digitaalseid tööriistu oled kasutanud ürituste planeerimisel või halduses?
- Kuidas suhtled nõudlike klientide või partneritega pingelises olukorras?
- Miks soovid töötada just ürituskorralduse assistendi ametikohal?
- Kas oled valmis töötama vajadusel õhtustel või nädalavahetuse üritustel?
- Kuidas tagad osalejatele professionaalse ja meeldiva kogemuse?
