Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Abilinnasekretär
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime pühendunud ja organiseeritud abilinnasekretäri, kes toetaks linnasekretäri igapäevatöös ning aitaks tagada linna haldusprotsesside sujuva toimimise. Abilinnasekretär on oluline lüli linna juhtimises, aidates kaasa dokumentide haldamisele, koosolekute korraldamisele ning suhtlusele erinevate osapooltega. Selles rollis on oluline täpsus, hea suhtlemisoskus ning võime töötada nii iseseisvalt kui ka meeskonnas. Abilinnasekretär vastutab ametlike dokumentide koostamise ja arhiveerimise eest, abistab linnasekretäri õiguslike ja halduslike küsimuste lahendamisel ning koordineerib infovahetust linnaosade ja teiste ametiasutustega. Lisaks on abilinnasekretäril oluline roll avalike ürituste ja koosolekute ettevalmistamisel ning läbiviimisel, tagades, et kõik vajalikud materjalid ja ressursid on olemas. Töö nõuab head ajaplaneerimist, konfidentsiaalsuse hoidmist ning võimet kiiresti reageerida muutuvatele olukordadele. Abilinnasekretär peab olema kursis kohalike omavalitsuste seadusandlusega ning suutma rakendada kehtivaid õigusakte igapäevatöös. Samuti on oluline oskus kasutada kaasaegseid kontoritarkvarasid ja digitaalseid tööriistu. Kui oled kohusetundlik, täpne ja soovid panustada linna arengusse, siis ootame sind kandideerima meie meeskonda abilinnasekretärina.
Kohustused
Text copied to clipboard!- Dokumentide koostamine, registreerimine ja arhiveerimine
- Koosolekute ja avalike ürituste korraldamine
- Linnasekretäri assisteerimine igapäevastes tööülesannetes
- Infovahetuse koordineerimine linnaosade ja ametiasutuste vahel
- Õigusaktide ja haldusdokumentide jälgimine ning rakendamine
- Avalike pöördumiste ja taotluste menetlemine
- Ametlike kirjade ja teadete koostamine
- Tööprotsesside dokumenteerimine ja parendamine
- Konfidentsiaalse teabe käsitlemine
- Aruannete ja statistika koostamine
Nõuded
Text copied to clipboard!- Kõrgharidus või selle omandamine (soovitavalt haldus- või õiguserialal)
- Varasem töökogemus haldus- või sekretäritöös
- Hea eesti keele oskus kõnes ja kirjas
- Väga hea arvutikasutamise oskus (MS Office, dokumendihaldusprogrammid)
- Täpsus, korrektsus ja kohusetundlikkus
- Hea suhtlemis- ja koostööoskus
- Võime töötada iseseisvalt ja meeskonnas
- Kiire õppimisvõime ja paindlikkus
- Valmidus töötada pingelistes olukordades
- Diskreetsus ja konfidentsiaalsuse hoidmine
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus haldus- või sekretäritöös?
- Kuidas tagate dokumentide korrektsuse ja konfidentsiaalsuse?
- Kirjeldage olukorda, kus pidite kiiresti reageerima ootamatule probleemile.
- Milliseid kontoritarkvarasid olete kasutanud?
- Kuidas suhtlete erinevate osapooltega keerulistes olukordades?
- Miks soovite töötada abilinnasekretärina?
- Kuidas planeerite oma tööaega ja ülesandeid?
- Millised on teie tugevused meeskonnatöös?
- Kuidas olete kursis kohalike omavalitsuste seadusandlusega?
- Kas olete valmis töötama ka väljaspool tavapärast tööaega?
