Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Dokumenditöövoo spetsialist
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime dokumenditöövoo spetsialisti, kes vastutab organisatsiooni dokumentide haldamise, arhiveerimise ja töövoogude optimeerimise eest. Selles rollis mängid olulist rolli dokumentide elutsükli haldamisel alates loomisest kuni arhiveerimiseni, tagades samal ajal vastavuse regulatsioonidele ja ettevõtte standarditele.
Dokumenditöövoo spetsialistina töötad tihedas koostöös erinevate osakondadega, et mõista nende dokumentide haldamise vajadusi ning pakkuda tehnilisi ja protseduurilisi lahendusi, mis parandavad efektiivsust ja vähendavad riske. Sa vastutad dokumentide digiteerimise, klassifitseerimise, säilitamise ja turvalise jagamise eest. Lisaks jälgid töövoogude automatiseerimist ja pakud välja parendusi olemasolevatele protsessidele.
Töö eeldab tugevat tähelepanu detailidele, head organiseerimisvõimet ning oskust kasutada dokumentide haldamise süsteeme (DMS) ja töövoo automatiseerimise tööriistu. Samuti on oluline hea suhtlemisoskus, kuna pead tihti koolitama kolleege ja toetama neid dokumentide haldamise protsessides.
Edukas kandidaat on süsteemne, tehnoloogiateadlik ja suudab töötada nii iseseisvalt kui ka meeskonnas. Kui Sul on kogemusi dokumentide haldamise, andmete turvalisuse ja protsesside optimeerimisega, siis ootame Sind kandideerima!
Kohustused
Text copied to clipboard!- Dokumentide töövoogude haldamine ja optimeerimine
- Dokumentide digiteerimine, klassifitseerimine ja arhiveerimine
- Koostöö erinevate osakondadega dokumentide haldamise protsesside osas
- Dokumentide haldamise süsteemide haldamine ja arendamine
- Töövoogude automatiseerimise lahenduste rakendamine
- Andmete turvalisuse ja konfidentsiaalsuse tagamine
- Kasutajate koolitamine dokumentide haldamise süsteemide kasutamisel
- Regulatiivsete ja ettevõttesiseste nõuete järgimine dokumentide haldamisel
- Tööprotsesside analüüs ja parendusettepanekute tegemine
- Aruandluse koostamine dokumentide töövoogude kohta
Nõuded
Text copied to clipboard!- Varasem kogemus dokumentide haldamise või töövoogude optimeerimise valdkonnas
- Hea arvutikasutusoskus ja kogemus DMS-tarkvaradega
- Tugev organiseerimisvõime ja tähelepanu detailidele
- Võime töötada iseseisvalt ja meeskonnas
- Hea suhtlemisoskus ja koostöövalmidus
- Teadmised andmekaitse ja turvanõuete kohta
- Analüütiline mõtlemine ja probleemide lahendamise oskus
- Eesti ja inglise keele oskus kõnes ja kirjas
- Kogemus töövoogude automatiseerimise tööriistadega (nt SharePoint, Nintex)
- Võime hallata mitut projekti samaaegselt
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus dokumentide haldamise valdkonnas?
- Milliseid dokumentide haldamise süsteeme olete kasutanud?
- Kuidas tagate dokumentide turvalisuse ja konfidentsiaalsuse?
- Kirjeldage olukorda, kus olete töövoogu edukalt optimeerinud.
- Kuidas koolitate kolleege dokumentide haldamise protsessides?
- Milliseid töövoo automatiseerimise tööriistu olete kasutanud?
- Kuidas tagate vastavuse regulatiivsetele nõuetele dokumentide haldamisel?
- Kuidas lahendate olukorra, kus dokumentide töövoog on ebaefektiivne?
- Kuidas prioriseerite ülesandeid, kui töötate mitme projektiga korraga?
- Milline on teie kogemus andmekaitse ja GDPR nõuetega?
