Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Kirjavahetuse spetsialist
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime kirjavahetuse spetsialisti, kes vastutab ettevõtte ametliku ja sisemise kirjavahetuse haldamise eest. Selles rollis on oluline tagada, et kogu kirjavahetus oleks professionaalne, täpne ja õigeaegne. Kirjavahetuse spetsialist töötab tihedas koostöös erinevate osakondadega, et koguda vajalikke andmeid ja koostada dokumente, mis vastavad ettevõtte standarditele ja õiguslikele nõuetele.
Töö hõlmab nii elektroonilise kui ka paberkandjal kirjavahetuse koostamist, redigeerimist ja arhiveerimist. Samuti tuleb jälgida kirjade saatmist ja vastuvõtmist, hallata e-posti kontosid ning vajadusel koostada vastuseid klientide, partnerite või ametiasutuste päringutele. Kirjavahetuse spetsialistil peab olema suurepärane keelekasutusoskus, tähelepanu detailidele ning võime töötada pingelistes olukordades.
Edukas kandidaat on organiseeritud, diskreetne ja suudab hallata mitut ülesannet korraga. Töö nõuab ka head arvutikasutusoskust, sealhulgas MS Office’i programmide tundmist ning kogemust dokumentide haldamise süsteemidega. Varasem kogemus sekretäri, administratiivtöötaja või sarnasel ametikohal on eeliseks.
Kirjavahetuse spetsialist mängib olulist rolli ettevõtte professionaalse kuvandi hoidmisel ning suhtluse sujuvuse tagamisel nii sise- kui ka väliskommunikatsioonis.
Kohustused
Text copied to clipboard!- Koostada ja redigeerida ametlikke kirju ja dokumente
- Hallata sissetulevat ja väljaminevat kirjavahetust
- Arhiveerida dokumente vastavalt ettevõtte poliitikale
- Koordineerida kirjade saatmist ja vastuvõtmist
- Vastata e-kirjadele ja päringutele
- Tagada kirjavahetuse konfidentsiaalsus ja täpsus
- Töötada koos teiste osakondadega info kogumiseks
- Jälgida dokumentide liikumist ja tähtaegu
- Toetada administratiivseid protsesse
- Parandada ja täiustada kirjavahetuse protsesse
Nõuded
Text copied to clipboard!- Varasem kogemus administratiivtöös
- Suurepärane eesti keele oskus kõnes ja kirjas
- Hea inglise keele oskus
- Väga hea arvutikasutusoskus (MS Office, e-post)
- Võime töötada iseseisvalt ja meeskonnas
- Tähelepanu detailidele
- Organiseerimisoskus ja ajaplaneerimine
- Diskreetsus ja konfidentsiaalsus
- Hea suhtlemisoskus
- Valmidus õppida uusi süsteeme ja protsesse
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus kirjavahetuse haldamisel?
- Kuidas tagate dokumentide täpsuse ja konfidentsiaalsuse?
- Milliseid dokumentide haldamise süsteeme olete kasutanud?
- Kuidas käitute olukorras, kus peate kiiresti vastama tundlikule kirjale?
- Millised on teie tugevused administratiivtöös?
- Kuidas korraldate oma tööaega mitme ülesande vahel?
- Kas olete töötanud rahvusvahelises keskkonnas?
- Kuidas suhtlete erinevate osakondadega info kogumiseks?
- Milliseid keeli valdate ja mis tasemel?
- Kas olete valmis töötama pingelistes olukordades?
