Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Osakonna sekretär
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime oma meeskonda osakonna sekretäri, kes tagab osakonna sujuva igapäevase toimimise ning toetab juhte ja töötajaid haldus-, suhtlus- ja korralduslikes ülesannetes. Selles rollis on oluline väga hea organiseerimisvõime, täpsus, usaldusväärsus ning oskus hallata mitut ülesannet samaaegselt. Osakonna sekretär on sageli esimene kontaktisik nii ettevõtte siseselt kui ka väliste partnerite, klientide ja külaliste jaoks, mistõttu on professionaalne suhtlemisoskus ja teenindusvalmidus selle töö keskmes.
Osakonna sekretäri töö hõlmab dokumentide koostamist, vormistamist ja arhiveerimist, koosolekute ettevalmistamist, kalendrite haldamist, kirjavahetuse koordineerimist ning info liikumise tagamist osakonna sees ja teiste üksustega. Edukas kandidaat suudab töötada iseseisvalt, järgida tähtaegu ning hoida konfidentsiaalset teavet vastutustundlikult. Samuti eeldab ametikoht head arvutikasutusoskust, sealhulgas tekstitöötlus-, tabelarvutus- ja esitlustarkvara kasutamist, ning valmisolekut õppida organisatsioonisiseseid süsteeme.
Igapäevatöös tuleb osakonna sekretäril toetada juhtkonda administratiivsete toimingute korraldamisel, aidata ette valmistada aruandeid, protokolle ja sisekommunikatsiooni materjale ning jälgida, et vajalikud dokumendid oleksid korrektselt hallatud. Töö võib hõlmata ka lähetuste, koolituste, sündmuste või külaskäikude korraldamist, tellimuste tegemist ning kontoritarvete ja muude vajalike ressursside haldamist. Seetõttu sobib see amet inimesele, kellele meeldib kord, süsteemsus ja teiste töö lihtsustamine.
Osakonna sekretärina töötades on oluline osata prioriteete seada ning säilitada rahulik ja lahendustele suunatud hoiak ka kiiretel perioodidel. Hindame kandidaati, kes märkab detaile, ennetab võimalikke probleeme ning pakub välja praktilisi lahendusi. Lisaks ootame head eesti keele oskust ning kasuks tuleb ka inglise keele valdamine suhtluseks rahvusvaheliste partneritega või dokumentide käsitlemiseks.
See ametikoht pakub võimalust töötada mitmekesises ja vastutusrikkas rollis, kus sinu panus mõjutab otseselt osakonna töökorralduse kvaliteeti ja tõhusust. Kui oled kohusetundlik, hea suhtleja ning naudid administratiivset tööd, võib osakonna sekretäri roll olla just sulle sobiv järgmine karjäärisamm. Ootame kandideerima inimest, kes soovib olla usaldusväärne tugiüksus meeskonnale ning aidata kaasa professionaalse ja hästi toimiva töökeskkonna kujundamisele.
Kohustused
Text copied to clipboard!- Osakonna kalendrite, kohtumiste ja koosolekute korraldamine
- Dokumentide koostamine, vormistamine, registreerimine ja arhiveerimine
- Sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse haldamine
- Koosolekute materjalide ettevalmistamine ja protokollimine
- Külaliste vastuvõtmine ning telefonikõnede ja päringute suunamine
- Kontoritarvete tellimine ja osakonna haldusvajaduste jälgimine
- Aruannete, tabelite ja esitlusmaterjalide ettevalmistamise toetamine
- Info liikumise koordineerimine osakonna sees ja teiste üksustega
- Lähetuste, koolituste ja sündmuste praktiline korraldamine
Nõuded
Text copied to clipboard!- Varasem töökogemus sekretäri, assistendi või administratiivtöötajana
- Väga hea eesti keele oskus kõnes ja kirjas
- Hea arvutikasutusoskus, sealhulgas MS Office või sarnased programmid
- Tugev organiseerimisvõime ja tähelepanu detailidele
- Oskus hallata mitut ülesannet samaaegselt ja pidada kinni tähtaegadest
- Diskreetsus ja konfidentsiaalse info vastutustundlik käsitlemine
- Hea suhtlemisoskus ja professionaalne teenindushoiak
- Iseseisvus, täpsus ja probleemide lahendamise oskus
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus administratiivses või sekretäritöös?
- Kuidas korraldate oma tööd olukorras, kus mitu ülesannet vajavad samaaegset tähelepanu?
- Milliseid kontoritarkvara programme kasutate igapäevatöös kõige kindlamalt?
- Kuidas tagate konfidentsiaalse teabe turvalise käsitlemise?
- Kas teil on kogemust koosolekute korraldamise ja protokollimisega?
- Kuidas suhtlete keerulistes olukordades klientide või kolleegidega?
- Millised on teie tugevused osakonna töökorralduse toetamisel?
