Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Sekretariaadi juht
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime kogenud ja organiseeritud sekretariaadi juhti, kes suudab tõhusalt juhtida ja koordineerida sekretariaadi tööd ning toetada organisatsiooni juhtkonda administratiivsetes küsimustes. Sekretariaadi juhina mängid olulist rolli sujuva kontoritöö tagamisel, dokumentide haldamisel, koosolekute korraldamisel ning suhtlemisel nii sise- kui ka välisklientidega.
Sinu ülesandeks on tagada, et kõik sekretariaadi protsessid toimiksid tõrgeteta ja vastaksid organisatsiooni standarditele. Oled võtmeisik, kes juhib sekretäride meeskonda, jälgib töövoogusid, koostab aruandeid ning aitab kaasa organisatsiooni üldise efektiivsuse tõstmisele. Lisaks ootame sinult oskust töötada konfidentsiaalse teabega ning tugevat suhtlemisoskust erinevate osapooltega.
Töö eeldab head ajaplaneerimist, täpsust ja võimet töötada pingelistes olukordades. Sekretariaadi juhina pead olema kursis kaasaegsete kontoritarkvarade ja haldussüsteemidega ning suutma neid ka oma meeskonnas rakendada. Samuti on oluline, et suudad motiveerida ja arendada oma meeskonda, luues positiivse ja produktiivse töökeskkonna.
Kui oled inimene, kes naudib organiseerimist, suudab hoida mitmeid tegevusi korraga kontrolli all ning soovib anda oma panuse organisatsiooni edukusse, siis ootame sind kandideerima sekretariaadi juhi ametikohale.
Kohustused
Text copied to clipboard!- Sekretariaadi igapäevase töö korraldamine ja juhtimine
- Sekretäride meeskonna juhtimine ja arendamine
- Koosolekute ja sündmuste planeerimine ning korraldamine
- Dokumentide haldamine ja arhiveerimine
- Juhtkonna administratiivne toetamine
- Tööprotsesside ja töövoogude optimeerimine
- Suhtlemine klientide ja koostööpartneritega
- Aruannete ja ettekannete koostamine
- Kontoritarkvara ja haldussüsteemide kasutamine
- Konfidentsiaalse teabe käsitlemine vastavalt reeglitele
Nõuded
Text copied to clipboard!- Varasem töökogemus sekretariaadi või administratiivtöö valdkonnas
- Juhtimiskogemus või meeskonna koordineerimise oskus
- Hea eesti keele oskus kõnes ja kirjas, soovitavalt ka inglise keele oskus
- Väga hea organiseerimis- ja ajaplaneerimisoskus
- Täpsus ja kohusetundlikkus
- Võime töötada iseseisvalt ja pingelistes olukordades
- Hea suhtlemisoskus ja koostöövalmidus
- Kontoritarkvara (MS Office, Google Workspace) valdamine
- Diskreetsus ja konfidentsiaalsuse hoidmise oskus
- Kõrgharidus või kutseharidus administratiivvaldkonnas (soovitav)
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus sekretariaadi juhtimisel?
- Kuidas motiveerite ja juhite oma meeskonda?
- Kuidas tagate tööprotsesside sujuvuse ja efektiivsuse?
- Milliseid kontoritarkvarasid olete kasutanud?
- Kuidas käsitlete konfidentsiaalset teavet?
- Kuidas lahendate konflikte meeskonnas?
- Milline on teie ajaplaneerimise strateegia?
- Kuidas suhtlete erinevate osapooltega organisatsioonis?
- Kas olete korraldanud suuremaid koosolekuid või üritusi?
- Millised on teie ootused sellele ametikohale?
