Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Seltsi sekretär
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime oma meeskonda kohusetundlikku ja hästi organiseeritud seltsi sekretäri, kes toetab ühingu või seltsi igapäevast toimimist ning aitab tagada sujuva asjaajamise, korrektse dokumentatsiooni ja tõhusa suhtluse liikmete, juhatuse ning väliste osapoolte vahel. Selles rollis on oluline oskus hallata mitut ülesannet korraga, säilitada täpsus ka kiire töötempo juures ning tegutseda professionaalselt erinevates suhtlusolukordades. Seltsi sekretär on organisatsiooni toimimise seisukohalt keskne tugifunktsioon, kes aitab hoida korras koosolekute ettevalmistuse, protokollimise, liikmeregistrid, kirjavahetuse ja administratiivsed protsessid.
Töö hõlmab juhatuse ja liikmete toetamiseks vajalike dokumentide koostamist, koosolekute kokkukutsumise korraldamist, päevakordade ettevalmistamist ning protokollide vormistamist ja arhiveerimist. Samuti vastutab seltsi sekretär sageli ametliku kirjavahetuse haldamise, liikmete päringutele vastamise ning organisatsiooni sisese infovahetuse koordineerimise eest. Edukas kandidaat mõistab konfidentsiaalsuse tähtsust, oskab töötada iseseisvalt ning suudab samal ajal teha tulemuslikku koostööd juhatuse, vabatahtlike ja partneritega.
Seltsi sekretäri roll võib sõltuvalt organisatsiooni suurusest ja tegevusvaldkonnast hõlmata ka sündmuste administratiivset ettevalmistust, liikmemaksude või registreerimiste jälgimist, aruandluse toetamist ning vajalike dokumentide esitamise koordineerimist erinevatele asutustele. Töö eeldab head keelekasutust, korrektset kirjalikku väljendusoskust ning oskust kasutada tavapäraseid kontoritarkvara lahendusi. Kasuks tuleb varasem kogemus mittetulundusühingus, seltsis, ühenduses või muus liikmepõhises organisatsioonis, kuid sama oluline on valmisolek õppida ja panustada organisatsiooni eesmärkide saavutamisse.
Selles ametis on oluline tähelepanu detailidele, süsteemsus ja usaldusväärsus. Seltsi sekretär aitab kaasa sellele, et organisatsiooni tegevus oleks läbipaistev, hästi dokumenteeritud ja kooskõlas sisemiste kokkulepete ning vajadusel ka õiguslike nõuetega. Töö sobib inimesele, kellele meeldib korrastada infot, toetada teisi, hoida protsesse kontrolli all ning panustada kogukondliku või ühiskondliku eesmärgiga organisatsiooni arengusse. Kui oled täpne, suhtlemisaldis ja tunned huvi organisatsioonilise töö vastu, pakub see roll võimalust anda oluline panus seltsi igapäevasesse toimimisse ja pikaajalisse edusse.
Kohustused
Text copied to clipboard!- Korraldada juhatuse ja üldkoosolekute ettevalmistust ning logistikat
- Koostada, vormistada ja arhiveerida koosolekute protokolle
- Hallata ametlikku kirjavahetust ja vastata liikmete päringutele
- Pidada ajakohast liikmeregistrit ja uuendada kontaktandmeid
- Toetada dokumentide koostamist, esitlust ja säilitamist
- Koordineerida sisekommunikatsiooni juhatuse, liikmete ja partnerite vahel
- Jälgida tähtaegu ning aidata ette valmistada aruandeid ja avaldusi
- Toetada ürituste ja tegevuste administratiivset korraldust
Nõuded
Text copied to clipboard!- Väga hea eesti keele oskus kõnes ja kirjas
- Hea organiseerimisvõime ja tähelepanu detailidele
- Varasem kogemus administratiivsel või sekretäritööl
- Oskus koostada korrektseid dokumente ja protokolle
- Hea arvutikasutusoskus ja kontoritarkvara tundmine
- Võime töötada iseseisvalt ning pidada kinni tähtaegadest
- Diskreetsus ja konfidentsiaalse info vastutustundlik käsitlemine
- Hea suhtlemisoskus ja koostöövalmidus erinevate osapooltega
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus sekretäri- või asjaajamistöös?
- Kuidas tagate dokumentide ja protokollide täpsuse?
- Kas teil on kogemust mittetulundusühingu või seltsi töökorraldusega?
- Kuidas korraldate oma tööd mitme samaaegse ülesande puhul?
- Milliseid kontoritarkvara programme kasutate igapäevatöös?
- Kuidas käsitlete konfidentsiaalset teavet tööülesannete täitmisel?
- Milline on teie kogemus koosolekute ettevalmistamise ja protokollimisega?
