Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Vastuvõtukoordinaator
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime oma meeskonda vastutustundlikku ja suurepäraste suhtlemisoskustega vastuvõtukoordinaatorit, kes tagab külaliste, klientide ja partnerite professionaalse vastuvõtu ning toetab organisatsiooni igapäevast haldus- ja teenindustööd. Selles rollis oled sageli esimene kontaktisik, kelle kaudu kujuneb külastaja esmamulje ettevõttest, mistõttu on oluline sõbralik hoiak, korrektne eneseväljendus ja oskus tegutseda rahulikult ka kiiretes olukordades. Vastuvõtukoordinaator vastutab vastuvõtuala sujuva toimimise eest, koordineerib külastajate liikumist, haldab kõnesid ja kirjavahetust ning teeb tihedat koostööd erinevate osakondadega, et tagada info õigeaegne liikumine ja kvaliteetne teeninduskogemus.
Töö hõlmab nii administratiivseid kui ka klienditeeninduslikke ülesandeid. Igapäevaselt tuleb vastu võtta külastajaid, registreerida nende saabumine, suunata nad õigete kontaktisikute juurde ning vajadusel aidata koosolekute, ruumide või teenuste korraldamisel. Samuti võib vastuvõtukoordinaator hallata kalendreid, broneeringuid, kontoritarvete tellimusi, posti ja kullersaadetisi ning toetada ettevõtte sisekommunikatsiooni. Edukas kandidaat oskab seada prioriteete, märgata detaile ja hoida korras mitut paralleelset töövoogu ilma kvaliteedis järeleandmisi tegemata.
Selles ametis on oluline empaatiavõime ja teenindusvalmidus. Vastuvõtukoordinaator puutub kokku väga erinevate inimestega ning peab suutma kohaneda erinevate suhtlusstiilide ja olukordadega. Ootame inimest, kes oskab lahendada lihtsamaid probleeme iseseisvalt, kuid teab ka, millal kaasata kolleege või juhte. Hea tehniline kirjaoskus on samuti vajalik, kuna töö eeldab erinevate kontoritarkvarade, broneerimissüsteemide ja suhtluskanalite kasutamist.
Pakume võimalust töötada professionaalses ja toetavas keskkonnas, kus hinnatakse korrektsust, algatusvõimet ja koostööoskust. See roll sobib inimesele, kellele meeldib vaheldusrikas töö, inimestega suhtlemine ning hästi toimivate protsesside hoidmine. Vastuvõtukoordinaatori panus on organisatsiooni igapäevases toimimises väga oluline, sest just tema aitab luua külalislahke, organiseeritud ja usaldusväärse töökeskkonna nii töötajatele kui ka külastajatele. Kui oled süsteemne, positiivne ja naudid rolli, kus saad ühendada teeninduse, koordineerimise ja administratiivse toe, siis ootame sind kandideerima.
Kohustused
Text copied to clipboard!- Külaliste ja klientide professionaalne vastuvõtmine ning suunamine
- Sissetulevate kõnede, e-kirjade ja päringute haldamine
- Koosolekuruumide ja külastuste ajakava koordineerimine
- Posti, kullersaadetiste ja dokumentide vastuvõtmine ning jagamine
- Kontoritarvete tellimine ja vastuvõtuala korrashoiu tagamine
- Töötajate ja külastajate toetamine igapäevastes administratiivsetes küsimustes
- Broneeringute ja kalendrite haldamine vastavalt ettevõtte vajadustele
- Koostöö erinevate osakondadega sujuva infovahetuse tagamiseks
Nõuded
Text copied to clipboard!- Varasem töökogemus klienditeeninduse, vastuvõtu või administratsiooni valdkonnas
- Väga hea suuline ja kirjalik eneseväljendusoskus eesti keeles
- Hea arvutikasutusoskus ja kontoritarkvara tundmine
- Sõbralik, professionaalne ja teenindusorienteeritud hoiak
- Hea ajaplaneerimise ja prioriteetide seadmise oskus
- Täpsus, usaldusväärsus ja konfidentsiaalsuse hoidmise võime
- Võime töötada iseseisvalt ja mitme ülesandega samaaegselt
- Kasuks tuleb inglise keele oskus suhtlustasandil
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus vastuvõtu- või klienditeenindusrollis?
- Kuidas tagate professionaalse esmamulje igale külastajale?
- Kuidas tulete toime olukorras, kus mitu ülesannet vajavad korraga tähelepanu?
- Milliseid kontoritarkvarasid või broneerimissüsteeme olete kasutanud?
- Kuidas lahendate keerulise või rahulolematu kliendi olukorra?
- Miks soovite töötada vastuvõtukoordinaatori ametikohal?
- Kuidas hoiate konfidentsiaalset infot turvaliselt?
- Milline töökeskkond aitab teil olla kõige tulemuslikum?
