Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Apulaiskaupungin sihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme motivoitunutta ja järjestelmällistä apulaiskaupungin sihteeriä liittymään kaupungin hallinnon tiimiimme. Apulaiskaupungin sihteerinä toimit kaupunginjohtajan ja muiden johtavien viranhaltijoiden tukena, vastaat monipuolisista hallinnollisista tehtävistä sekä varmistat sujuvan tiedonkulun eri yksiköiden välillä. Työtehtäviisi kuuluu kokousten valmistelu ja pöytäkirjojen laatiminen, asiakirjahallinto, sisäinen ja ulkoinen viestintä sekä erilaisten projektien koordinointi. Lisäksi osallistut kaupungin päätöksenteon valmisteluun ja huolehdit siitä, että kaikki tarvittavat asiakirjat ja tiedot ovat ajantasaisia ja helposti saatavilla.
Apulaiskaupungin sihteerin rooli vaatii erinomaista organisointikykyä, huolellisuutta ja kykyä työskennellä paineen alla. Sinulla tulee olla hyvät viestintätaidot sekä suomeksi että tarvittaessa englanniksi, ja osaat käyttää yleisimpiä toimisto-ohjelmia sujuvasti. Työssäsi kohtaat monenlaisia ihmisiä ja tilanteita, joten yhteistyökyky ja joustavuus ovat tärkeitä ominaisuuksia. Tarjoamme sinulle mahdollisuuden kehittää osaamistasi kunnallishallinnon parissa, vastuullisen ja vaihtelevan työnkuvan sekä mukavan ja osaavan työyhteisön tuen.
Tehtävässä menestyminen edellyttää aiempaa kokemusta hallinnollisista tehtävistä, mielellään kunnallisella sektorilla. Arvostamme oma-aloitteisuutta, luotettavuutta ja halua oppia uutta. Jos olet kiinnostunut työskentelemään dynaamisessa ympäristössä ja haluat olla mukana kehittämässä kaupungin toimintaa, tämä tehtävä voi olla juuri sinua varten. Lähetä hakemuksesi ja liity joukkoomme rakentamaan entistä parempaa kaupunkia!
Vastuut
Text copied to clipboard!- Kokousten valmistelu ja pöytäkirjojen laatiminen
- Asiakirjahallinnon ylläpito ja arkistointi
- Sisäinen ja ulkoinen viestintä
- Projektien ja tapahtumien koordinointi
- Kaupungin päätöksenteon valmistelu
- Tietojen ja asiakirjojen ajantasaisuudesta huolehtiminen
- Johtavien viranhaltijoiden avustaminen
- Sähköpostien ja puheluiden käsittely
- Raporttien ja tilastojen laatiminen
- Yhteistyö eri yksiköiden kanssa
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva koulutus (esim. tradenomi, hallintotieteet)
- Aiempi kokemus hallinnollisista tehtävistä
- Hyvät viestintä- ja vuorovaikutustaidot
- Erinomainen organisointikyky ja huolellisuus
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja tiimissä
- Hyvä suomen kielen taito, englannin kielen osaaminen katsotaan eduksi
- Toimisto-ohjelmien sujuva hallinta
- Joustavuus ja paineensietokyky
- Luotettavuus ja oma-aloitteisuus
- Kokemus kunnallisesta hallinnosta on etu
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Kerro kokemuksestasi hallinnollisissa tehtävissä.
- Miten varmistat asiakirjojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden?
- Miten toimit kiireisessä ja muuttuvassa työympäristössä?
- Miten kehittäisit kaupungin sisäistä viestintää?
- Miten toimit yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa?
- Mikä motivoi sinua työskentelemään kunnallishallinnossa?
- Kuvaile tilanne, jossa jouduit ratkaisemaan yllättävän ongelman.
- Miten priorisoit työtehtäviäsi?
- Miten kehität omaa osaamistasi?
- Miten toimit, jos et tiedä vastausta johonkin kysymykseen?
