Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Asiakirjakoordinaattori
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme asiakirjakoordinaattoria vastaamaan organisaation asiakirjojen, tietueiden ja niihin liittyvien hallinnollisten prosessien sujuvasta koordinoinnista. Tässä tehtävässä toimit keskeisessä roolissa varmistamassa, että tiedot ovat oikein tallennettuja, helposti löydettävissä, ajantasaisia ja organisaation käytäntöjen sekä mahdollisten säädösten mukaisesti käsiteltyjä. Asiakirjakoordinaattori tekee tiivistä yhteistyötä eri osastojen, kuten hallinnon, asiakaspalvelun, talouden, henkilöstöhallinnon ja mahdollisesti myös lakiasioiden tai laadunhallinnan kanssa. Tehtävä sopii henkilölle, joka on tarkka, järjestelmällinen ja viihtyy työssä, jossa yhdistyvät dokumenttien hallinta, tietojen ylläpito ja sisäinen yhteistyö.
Asiakirjakoordinaattorin päivittäisiin tehtäviin kuuluu asiakirjojen vastaanottaminen, luokittelu, tallentaminen, arkistointi ja tarvittaessa jakelu oikeille sidosryhmille. Lisäksi tehtävässä seurataan dokumenttien elinkaarta, ylläpidetään rekistereitä ja varmistetaan, että tiedonhallintakäytännöt toteutuvat yhdenmukaisesti. Roolissa voidaan käsitellä sekä sähköisiä että fyysisiä asiakirjoja, minkä vuoksi ymmärrys dokumentinhallintajärjestelmistä, tietosuojasta ja versionhallinnasta on tärkeää. Työssä korostuvat myös kyky priorisoida tehtäviä, noudattaa määräaikoja ja käsitellä luottamuksellista tietoa huolellisesti.
Menestyäksesi tässä tehtävässä tarvitset hyviä organisatorisia taitoja, huolellista työotetta ja kykyä toimia tarkasti myös kiireellisissä tilanteissa. Arvostamme kokemusta asiakirjahallinnasta, rekisterien ylläpidosta tai muista hallinnollisista tehtävistä, joissa tietojen oikeellisuus ja prosessien johdonmukaisuus ovat keskeisiä. Tehtävässä on hyötyä myös vahvoista viestintätaidoista, sillä toimit usein yhteyshenkilönä eri tiimien välillä ja autat varmistamaan, että dokumentointikäytännöt ymmärretään ja niitä noudatetaan.
Tarjoamme mahdollisuuden työskennellä vastuullisessa ja merkityksellisessä tehtävässä, jossa pääset vaikuttamaan organisaation tiedonhallinnan laatuun ja tehokkuuteen. Saat tueksesi osaavan työyhteisön, selkeät toimintamallit sekä mahdollisuuden kehittää omaa asiantuntemustasi asiakirjahallinnan, tietosuojan ja prosessien kehittämisen alueilla. Jos nautit järjestelmällisestä työstä, pidät yksityiskohdista huolehtimisesta ja haluat olla mukana varmistamassa, että tärkeä tieto on aina oikeassa paikassa oikeaan aikaan, tämä tehtävä voi olla sinulle erinomainen seuraava askel urallasi.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Vastaanottaa, tarkistaa ja luokitella saapuvia asiakirjoja ja tietueita.
- Tallentaa ja ylläpitää tietoja sähköisissä järjestelmissä tarkasti ja ajantasaisesti.
- Huolehtia asiakirjojen arkistoinnista, säilytyksestä ja hakukelpoisuudesta.
- Seurata dokumenttien versioita ja varmistaa oikeiden tiedostojen käyttö.
- Tukea eri osastoja asiakirjojen löytämisessä ja hallinnassa.
- Varmistaa tietosuojan, luottamuksellisuuden ja sisäisten käytäntöjen noudattaminen.
- Osallistua tiedonhallintaprosessien kehittämiseen ja ohjeistusten päivittämiseen.
- Laatia raportteja asiakirjojen tilasta, puutteista ja käsittelyajoista.
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva koulutus hallinnon, tiedonhallinnan tai vastaavan alan tehtäviin.
- Kokemusta asiakirjahallinnasta, rekisterien ylläpidosta tai toimistotyöstä.
- Erinomainen tarkkuus ja kyky käsitellä yksityiskohtaisia tietoja.
- Hyvät taidot käyttää toimisto-ohjelmistoja ja dokumentinhallintajärjestelmiä.
- Ymmärrys tietosuojasta ja luottamuksellisen tiedon käsittelystä.
- Hyvät viestintä- ja yhteistyötaidot eri sidosryhmien kanssa.
- Kyky priorisoida tehtäviä ja työskennellä määräaikojen puitteissa.
- Sujuva suomen kielen taito ja hyvä kirjallinen ilmaisu.
- Englannin kielen perustaidot katsotaan eduksi.
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on asiakirjojen tai tietueiden hallinnasta?
- Mitä dokumentinhallintajärjestelmiä tai toimisto-ohjelmistoja olet käyttänyt?
- Miten varmistat työssäsi tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden?
- Kuvaile tilannetta, jossa käsittelit luottamuksellista tietoa erityisen huolellisesti.
- Miten toimit, jos useita kiireellisiä tehtäviä tulee samanaikaisesti?
- Millainen on oma työskentelytapasi järjestelmällisyyden ja tarkkuuden näkökulmasta?
- Miksi olet kiinnostunut asiakirjakoordinaattorin tehtävästä?
