Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Asiakirjatyönkulun asiantuntija
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme asiakirjatyönkulun asiantuntijaa liittymään tiimiimme ja tukemaan organisaatiotamme tehokkaiden ja turvallisten asiakirjaprosessien kehittämisessä ja ylläpidossa. Tässä roolissa vastaat asiakirjojen hallinnan automatisoinnista, työnkulkujen suunnittelusta ja optimoinnista sekä yhteistyöstä eri osastojen kanssa varmistaaksesi, että asiakirjat liikkuvat sujuvasti ja oikea-aikaisesti.
Asiakirjatyönkulun asiantuntijana toimit keskeisessä roolissa digitaalisten ratkaisujen käyttöönotossa ja kehittämisessä. Työskentelet tiiviissä yhteistyössä IT-osaston, hallinnon ja muiden liiketoimintayksiköiden kanssa varmistaaksesi, että asiakirjaprosessit tukevat organisaation tavoitteita ja noudattavat tietoturva- ja sääntelyvaatimuksia.
Tehtäviisi kuuluu myös nykyisten työnkulkujen analysointi, kehitysehdotusten laatiminen ja uusien järjestelmien käyttöönoton tukeminen. Lisäksi koulutat henkilöstöä asiakirjahallinnan parhaista käytännöistä ja toimit asiantuntijana dokumenttien elinkaaren hallinnassa.
Edellytämme sinulta vahvaa ymmärrystä asiakirjahallinnan järjestelmistä, kuten SharePoint, M-Files tai vastaavat, sekä kokemusta prosessien kehittämisestä ja projektityöskentelystä. Arvostamme analyyttistä ajattelukykyä, tarkkuutta ja hyviä viestintätaitoja.
Tarjoamme sinulle mahdollisuuden työskennellä dynaamisessa ja kehittyvässä organisaatiossa, jossa pääset vaikuttamaan asiakirjahallinnan tulevaisuuteen. Meillä saat vastuuta, tukea ja mahdollisuuden kehittää osaamistasi edelleen.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Suunnitella ja kehittää asiakirjatyönkulkuja
- Ylläpitää ja optimoida dokumentinhallintajärjestelmiä
- Tukea eri osastoja asiakirjaprosessien kehittämisessä
- Kouluttaa henkilöstöä asiakirjahallinnan käytännöistä
- Varmistaa tietoturvan ja sääntelyn noudattaminen
- Analysoida nykyisiä työnkulkuja ja ehdottaa parannuksia
- Osallistua järjestelmäprojektien suunnitteluun ja toteutukseen
- Laatia ohjeistuksia ja dokumentaatiota
- Toimia asiantuntijana dokumenttien elinkaaren hallinnassa
- Yhteistyö IT:n ja hallinnon kanssa
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva korkeakoulututkinto (esim. tietojenkäsittely, hallinto)
- Kokemusta asiakirjahallinnan järjestelmistä (esim. SharePoint, M-Files)
- Ymmärrys dokumenttien elinkaaren hallinnasta
- Hyvät projektinhallintataidot
- Erinomaiset viestintä- ja yhteistyötaidot
- Kyky analysoida ja kehittää prosesseja
- Tietoturva- ja sääntelyvaatimusten tuntemus
- Kokemus kouluttamisesta ja ohjeistusten laatimisesta
- Tarkkuus ja järjestelmällisyys
- Hyvä suomen ja englannin kielen taito
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Kerro kokemuksestasi asiakirjahallintajärjestelmien parissa.
- Miten lähestyt työnkulkujen kehittämistä?
- Millaisia haasteita olet kohdannut dokumenttien hallinnassa?
- Miten varmistat tietoturvan asiakirjaprosesseissa?
- Kuvaile tilanne, jossa koulutit henkilöstöä järjestelmän käyttöön.
- Miten priorisoit tehtäviä kiireisessä ympäristössä?
- Mitä järjestelmiä olet käyttänyt asiakirjojen hallintaan?
- Miten seuraat ja mittaat työnkulkujen tehokkuutta?
- Kerro esimerkki onnistuneesta prosessikehityksestä.
- Miten toimit yhteistyössä eri osastojen kanssa?
