Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Henkilökohtainen sihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme henkilökohtaista sihteeriä, joka tarjoaa tehokasta ja luotettavaa tukea johdon päivittäisissä tehtävissä. Henkilökohtainen sihteeri vastaa kalenterinhallinnasta, tapaamisten järjestämisestä, asiakirjojen valmistelusta sekä viestinnästä eri sidosryhmien kanssa. Tehtävässä menestyminen edellyttää erinomaista organisointikykyä, tarkkuutta ja hyviä viestintätaitoja. Työ vaatii myös joustavuutta ja kykyä käsitellä luottamuksellista tietoa ammattimaisesti. Henkilökohtainen sihteeri toimii usein johdon oikeana kätenä, joten yhteistyökyky ja proaktiivinen asenne ovat tärkeitä ominaisuuksia. Tarjoamme monipuolisen ja haastavan työympäristön, jossa pääset kehittämään taitojasi ja vaikuttamaan organisaation sujuvaan toimintaan. Jos olet järjestelmällinen, oma-aloitteinen ja haluat olla tärkeässä roolissa tukemassa yrityksen johtoa, tämä tehtävä voi olla sinulle sopiva.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Johdon kalenterin hallinta ja tapaamisten järjestäminen
- Saapuvan ja lähtevän postin käsittely
- Asiakirjojen ja raporttien laatiminen
- Puheluiden ja sähköpostien vastaanotto ja välittäminen
- Matkajärjestelyjen hoitaminen
- Kokousten valmistelu ja pöytäkirjojen laatiminen
- Tietojen ylläpito ja arkistointi
- Yhteydenpito sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin
- Avustaminen erilaisten projektien koordinoinnissa
- Luottamuksellisen tiedon käsittely ammattimaisesti
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Vähintään toisen asteen koulutus, mieluiten hallinnon alalta
- Kokemusta sihteerin tai assistentin tehtävistä
- Erinomaiset suulliset ja kirjalliset viestintätaidot
- Hyvät tietotekniset taidot, erityisesti MS Office -ohjelmat
- Organisointikyky ja tarkkuus
- Kyky toimia itsenäisesti ja osana tiimiä
- Joustavuus ja sopeutumiskyky muuttuvissa tilanteissa
- Luottamuksellisuuden säilyttäminen
- Hyvät ongelmanratkaisutaidot
- Ammattimainen ja ystävällinen asiakaspalveluasenne
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on sihteerin tehtävistä?
- Miten hallitset kiireisiä työpäiviä ja useita samanaikaisia tehtäviä?
- Kuvaile tilannetta, jossa jouduit käsittelemään luottamuksellista tietoa.
- Miten varmistat viestinnän sujuvuuden johdon ja muiden sidosryhmien välillä?
- Millaisia tietoteknisiä ohjelmia osaat käyttää?
- Miten toimit, kun kohtaat yllättäviä muutoksia työaikataulussa?
- Mikä motivoi sinua työssäsi henkilökohtaisena sihteerinä?
- Kuvaile kokemustasi kokousten järjestämisestä ja pöytäkirjojen laatimisesta.
