Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Johdon assistentti
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme johdon assistenttia tukemaan organisaatiomme johtoa monipuolisissa hallinnollisissa, viestinnällisissä ja koordinoivissa tehtävissä. Tässä roolissa toimit keskeisessä asemassa varmistamassa, että päivittäinen toiminta sujuu tehokkaasti, aikataulut pysyvät hallinnassa ja johdolla on käytettävissään ajantasainen tieto päätöksenteon tueksi. Johdon assistenttina työskentelet tiiviissä yhteistyössä esihenkilöiden, sisäisten tiimien, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa, joten tehtävässä menestyminen edellyttää erinomaista organisointikykyä, huolellisuutta ja vahvoja vuorovaikutustaitoja.
Työ sisältää kalenterien hallintaa, kokousten järjestämistä, matkustusjärjestelyjä, asiakirjojen valmistelua sekä erilaisten raporttien ja esitysmateriaalien kokoamista. Lisäksi osallistut sisäisen viestinnän tukemiseen, tietojen ylläpitoon ja käytännön toimistoprosessien kehittämiseen. Tehtävässä korostuvat kyky priorisoida useita samanaikaisia tehtäviä, toimia luottamuksellisesti sekä ratkaista arjen haasteita ennakoivasti ja itsenäisesti.
Etsimme henkilöä, joka viihtyy vaihtelevassa työympäristössä ja nauttii siitä, että voi helpottaa muiden työtä järjestelmällisellä ja palveluhenkisellä otteella. Johdon assistentin rooli tarjoaa mahdollisuuden päästä lähelle liiketoiminnan ydintä ja nähdä organisaation toiminta laaja-alaisesti. Tehtävä sopii henkilölle, joka haluaa kehittyä vastuullisessa tukiroolissa ja jolla on aito kiinnostus hallinnollisiin prosesseihin, tehokkaaseen koordinointiin ja laadukkaaseen sisäiseen palveluun.
Arvostamme kykyä viestiä selkeästi sekä suullisesti että kirjallisesti, sillä tehtävässä laaditaan viestejä, muistioita, kokousmateriaaleja ja muita dokumentteja eri kohderyhmille. Digitaalisten työkalujen sujuva käyttö on tärkeää, ja odotamme valmiutta hyödyntää toimisto-ohjelmistoja, viestintäkanavia ja mahdollisia toiminnanohjaus- tai dokumentinhallintajärjestelmiä tehokkaasti. Aiempi kokemus vastaavista tehtävistä auttaa tehtävässä onnistumisessa, mutta yhtä tärkeää on oikea asenne, oppimishalukkuus ja kyky omaksua uusia toimintatapoja nopeasti.
Tarjoamme sinulle mahdollisuuden työskennellä merkityksellisessä roolissa osana ammattitaitoista työyhteisöä, jossa panostasi arvostetaan. Saat vastuuta, vaihtelevia työtehtäviä ja mahdollisuuden kehittää osaamistasi organisaation toiminnan tukemisessa. Jos olet oma-aloitteinen, tarkka ja yhteistyökykyinen ammattilainen, joka haluaa rakentaa sujuvaa arkea johdolle ja koko organisaatiolle, tämä tehtävä voi olla juuri sinulle sopiva seuraava askel urallasi.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Hallinnoida johdon kalentereita, tapaamisia ja aikatauluja
- Järjestää kokouksia, laatia esityslistoja ja kirjoittaa muistioita
- Koordinoida matkajärjestelyjä, majoituksia ja käytännön varauksia
- Valmistella raportteja, esityksiä ja muuta hallinnollista materiaalia
- Ylläpitää luottamuksellisia asiakirjoja ja tietoja huolellisesti
- Toimia yhteyshenkilönä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien suuntaan
- Tukea sisäistä viestintää ja toimistoprosessien sujuvuutta
- Avustaa erilaisten projektien seurannassa ja koordinoinnissa
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva koulutus tai vastaava työkokemus hallinnollisista tehtävistä
- Erinomainen organisointikyky ja kyky hallita useita tehtäviä samanaikaisesti
- Huolellinen, oma-aloitteinen ja vastuullinen työskentelyote
- Hyvät kirjalliset ja suulliset viestintätaidot suomeksi
- Sujuva toimisto-ohjelmistojen ja digitaalisten työkalujen käyttö
- Kyky käsitellä luottamuksellista tietoa ammattimaisesti
- Joustavuus muuttuvissa tilanteissa ja paineensietokyky
- Aiempi kokemus assistentin tai toimistokoordinaattorin tehtävistä katsotaan eduksi
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on johdon tai esihenkilöiden tukemisesta?
- Miten priorisoit työtehtäviä kiireisessä ja muuttuvassa ympäristössä?
- Millaisia digitaalisia työkaluja olet käyttänyt hallinnollisissa tehtävissä?
- Kuvaile tilanne, jossa jouduit käsittelemään luottamuksellista tietoa.
- Miten varmistat kokousten ja aikataulujen sujuvan koordinoinnin?
- Miksi olet kiinnostunut juuri johdon assistentin tehtävästä?
- Millaiset vuorovaikutustilanteet ovat sinulle luontevimpia työssä?
- Miten toimit, jos useita kiireellisiä pyyntöjä tulee samanaikaisesti?
