Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Kaupungin kirjaaja
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme kaupungin kirjaajaa, joka vastaa kaupungin virallisten asiakirjojen hallinnoinnista, arkistoinnista ja dokumentoinnista. Tässä tehtävässä toimit keskeisessä roolissa varmistamassa, että kaupungin hallinnolliset prosessit sujuvat tehokkaasti ja että kaikki asiakirjat ovat asianmukaisesti tallennettuja ja helposti saatavilla. Kaupungin kirjaajana työskentelet tiiviissä yhteistyössä eri hallintoyksiköiden, virkamiesten ja sidosryhmien kanssa varmistaen, että asiakirjahallinta täyttää lainsäädännön ja hyvän hallintotavan vaatimukset.
Työtehtäviisi kuuluu asiakirjojen vastaanotto, rekisteröinti, luokittelu ja arkistointi sekä sähköisessä että fyysisessä muodossa. Lisäksi osallistut asiakirjahallinnan kehittämiseen, ohjeistusten laatimiseen ja koulutusten järjestämiseen kaupungin henkilöstölle. Olet vastuussa myös tietopyyntöjen käsittelystä ja varmistat, että tiedot toimitetaan ajallaan ja oikeassa muodossa.
Tehtävässä menestyminen edellyttää tarkkuutta, järjestelmällisyyttä ja hyvää tietoteknistä osaamista. Arvostamme kokemusta asiakirjahallinnasta, arkistoinnista ja julkishallinnon toimintaympäristöstä. Eduksi katsotaan myös tuntemus asiakirjahallinnan lainsäädännöstä, kuten julkisuuslaista ja arkistolaista.
Tarjoamme sinulle vakituisen ja merkityksellisen työn kaupungin hallinnon ytimessä, kilpailukykyisen palkan ja mahdollisuuden kehittää omaa osaamistasi asiakirjahallinnan asiantuntijana. Pääset työskentelemään osaavassa ja kannustavassa tiimissä, jossa arvostetaan yhteistyötä ja jatkuvaa kehittämistä.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Kaupungin virallisten asiakirjojen vastaanotto ja rekisteröinti
- Asiakirjojen luokittelu ja arkistointi sähköisesti ja fyysisesti
- Tietopyyntöjen käsittely ja tietojen toimittaminen
- Asiakirjahallinnan ohjeistusten laatiminen ja päivittäminen
- Koulutusten järjestäminen kaupungin henkilöstölle
- Yhteistyö eri hallintoyksiköiden ja virkamiesten kanssa
- Asiakirjahallinnan kehittäminen ja prosessien parantaminen
- Lainsäädännön ja määräysten noudattamisen varmistaminen
- Arkistointijärjestelmien ylläpito ja kehittäminen
- Raporttien ja tilastojen laatiminen asiakirjahallinnasta
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva korkeakoulututkinto (esim. tradenomi, hallintotieteet)
- Kokemusta asiakirjahallinnasta tai arkistoinnista
- Hyvä tietotekninen osaaminen ja kyky omaksua uusia järjestelmiä
- Tarkkuus ja järjestelmällinen työskentelyote
- Hyvät viestintä- ja yhteistyötaidot
- Tuntemus julkishallinnon toimintaympäristöstä
- Kyky itsenäiseen työskentelyyn ja vastuunottoon
- Hyvä suomen kielen kirjallinen ja suullinen taito
- Eduksi katsotaan asiakirjahallinnan lainsäädännön tuntemus
- Kokemus sähköisistä arkistointijärjestelmistä on plussaa
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Mikä on kokemuksesi asiakirjahallinnasta tai arkistoinnista?
- Oletko työskennellyt julkishallinnon organisaatiossa aiemmin?
- Millaisia sähköisiä järjestelmiä olet käyttänyt asiakirjahallinnassa?
- Miten varmistat asiakirjojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden?
- Kuvaile tilanne, jossa olet kehittänyt asiakirjahallinnan prosessia.
- Miten toimit, kun saat kiireellisen tietopyynnön?
- Miten pysyt ajan tasalla asiakirjahallinnan lainsäädännöstä?
- Miten kouluttaisit henkilöstöä asiakirjahallinnan käytännöistä?
- Miten suhtaudut rutiininomaiseen ja tarkkuutta vaativaan työhön?
- Miksi haluat työskennellä kaupungin kirjaajana?
