Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Kirjeenvaihtoasiantuntija
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme kirjeenvaihtoasiantuntijaa vahvistamaan organisaatiomme viestinnällisiä ja hallinnollisia prosesseja. Tässä roolissa vastaat saapuvan ja lähtevän kirjallisen viestinnän käsittelystä, laadinnasta, tarkistamisesta ja koordinoinnista eri sidosryhmien välillä. Tehtävä sopii henkilölle, joka työskentelee huolellisesti, hallitsee useita samanaikaisia tehtäviä ja osaa viestiä selkeästi, kohteliaasti ja organisaation tavoitteiden mukaisesti. Kirjeenvaihtoasiantuntija toimii tärkeässä roolissa varmistamassa, että yrityksen, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja viranomaisten välinen viestintä on täsmällistä, ajantasaista ja laadukasta.
Työssäsi laadit sähköposteja, kirjeitä, vastauksia tiedusteluihin, muistioita, ilmoituksia ja muita kirjallisia materiaaleja suomeksi sekä mahdollisesti myös muilla kielillä organisaation tarpeiden mukaan. Huolehdit siitä, että viestit noudattavat yrityksen tyyliä, brändiä, ohjeistuksia ja mahdollisia lainsäädännöllisiä vaatimuksia. Lisäksi seuraat viestinnän määräaikoja, priorisoit kiireelliset yhteydenotot ja varmistat, että kaikki viestit ohjautuvat oikeille henkilöille tai osastoille tehokkaasti. Tehtävään voi sisältyä myös asiakirjojen arkistointia, tietojen päivittämistä järjestelmiin sekä raportointia kirjeenvaihdon volyymeista, vasteajoista ja laadusta.
Menestyäksesi tässä tehtävässä tarvitset erinomaisia kirjallisia viestintätaitoja, tarkkaa silmää yksityiskohdille ja kykyä käsitellä luottamuksellista tietoa vastuullisesti. Arvostamme kokemusta asiakaspalvelusta, hallinnollisista tehtävistä, viestinnästä tai dokumentaation hallinnasta. Sinulla tulee olla hyvä organisointikyky, oma-aloitteinen työote sekä valmius tehdä yhteistyötä eri tiimien kanssa. Digitaalisten työkalujen, kuten sähköpostijärjestelmien, tekstinkäsittelyohjelmien, CRM-järjestelmien ja dokumentinhallintaratkaisujen sujuva käyttö tukee onnistumistasi tässä roolissa.
Tarjoamme sinulle mahdollisuuden työskennellä tehtävässä, jossa yhdistyvät viestintä, asiakaskokemus, hallinnollinen tarkkuus ja prosessien kehittäminen. Pääset vaikuttamaan siihen, miten organisaatiomme viestii ulospäin ja sisäisesti, sekä kehittämään käytäntöjä, jotka parantavat tehokkuutta ja laatua. Saat tueksesi ammattitaitoisen tiimin, selkeät toimintamallit ja mahdollisuuden kehittää osaamistasi edelleen. Jos nautit kirjallisesta viestinnästä, pidät järjestelmällisestä työskentelystä ja haluat olla keskeisessä roolissa sujuvan tiedonkulun varmistamisessa, tämä tehtävä voi olla juuri sinulle sopiva seuraava askel urallasi.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Laatia, tarkistaa ja lähettää organisaation virallista kirjeenvaihtoa
- Käsitellä saapuvia viestejä ja ohjata ne oikeille henkilöille tai tiimeille
- Vastata asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien kirjallisiin tiedusteluihin
- Varmistaa viestien kieliasun, sisällön oikeellisuuden ja yrityksen ohjeiden mukaisuuden
- Ylläpitää asiakirjoja, arkistoja ja viestintähistoriaa järjestelmällisesti
- Seurata määräaikoja ja priorisoida kiireelliset viestit tehokkaasti
- Päivittää tietoja sisäisiin järjestelmiin ja dokumentinhallintatyökaluihin
- Tukea muita osastoja kirjallisen viestinnän valmistelussa ja koordinoinnissa
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Erinomainen suomen kielen kirjallinen osaaminen
- Hyvät organisointi- ja ajanhallintataidot
- Kokemusta hallinnollisista tehtävistä, viestinnästä tai asiakaspalvelusta
- Tarkkuus, huolellisuus ja kyky huomata yksityiskohtia
- Perustaidot toimisto-ohjelmista ja sähköisistä viestintäjärjestelmistä
- Kyky käsitellä luottamuksellista tietoa vastuullisesti
- Hyvät vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot
- Oma-aloitteinen ja ratkaisukeskeinen työskentelyote
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on kirjallisen viestinnän tai kirjeenvaihdon tehtävistä?
- Miten varmistat viestiesi oikeakielisyyden ja selkeyden?
- Oletko käyttänyt dokumentinhallinta- tai CRM-järjestelmiä aiemmissa tehtävissäsi?
- Miten priorisoit useita kiireellisiä viestejä samanaikaisesti?
- Millaisessa työympäristössä työskentelet tehokkaimmin?
- Miten käsittelet luottamuksellista tai arkaluonteista tietoa työssäsi?
