Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Kokouspäällikkö
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme kokouspäällikköä vastaamaan organisaatiomme kokousten, työpajojen, johtoryhmätapaamisten ja muiden virallisten tilaisuuksien kokonaisvaltaisesta suunnittelusta ja hallinnasta. Tässä roolissa toimit keskeisessä asemassa varmistamassa, että sisäiset ja ulkoiset kokoukset toteutuvat tehokkaasti, ammattimaisesti ja liiketoiminnan tavoitteita tukevalla tavalla. Kokouspäällikkö huolehtii aikataulutuksesta, osallistujaviestinnästä, tilavarauksista, teknisistä järjestelyistä, materiaalien koordinoinnista sekä kokousprosessien jatkuvasta kehittämisestä.
Tehtävä sopii henkilölle, joka nauttii yksityiskohtien hallinnasta, osaa priorisoida useita samanaikaisia tehtäviä ja pystyy toimimaan rauhallisesti myös kiireisissä tilanteissa. Kokouspäällikkönä työskentelet tiiviissä yhteistyössä johdon, hallinnon, viestinnän, IT-tiimin, ulkoisten palveluntarjoajien sekä eri sidosryhmien kanssa. Tavoitteesi on luoda sujuvia, hyvin organisoituja ja vaikuttavia kokouskokemuksia, joissa kaikki käytännön järjestelyt tukevat osallistujien keskittymistä sisältöön ja päätöksentekoon.
Menestyäksesi tehtävässä tarvitset vahvaa organisointikykyä, erinomaista viestintäosaamista ja kykyä ennakoida mahdollisia haasteita ennen niiden syntymistä. Arvostamme kokemusta kokous- tai tapahtumakoordinoinnista, kalenterinhallinnasta, budjettiseurannasta sekä digitaalisten kokousalustojen ja toimistojärjestelmien käytöstä. Lisäksi tehtävässä korostuvat asiakaspalveluhenkisyys, yhteistyötaidot ja kyky ylläpitää korkeaa laatutasoa kaikissa tilanteissa.
Kokouspäällikkö osallistuu myös kokouskäytäntöjen standardointiin, raportointiin ja prosessien kehittämiseen. Tehtävään voi sisältyä kokousagendojen valmistelun tukemista, pöytäkirjaprosessien koordinointia, osallistujalistojen hallintaa, matkustus- ja majoitusjärjestelyjä sekä kokousten jälkeisten toimenpiteiden seurantaa. Roolissa on tärkeää ymmärtää luottamuksellisuuden merkitys ja käsitellä tietoa huolellisesti ja ammattimaisesti.
Tarjoamme sinulle monipuolisen ja vastuullisen tehtävän organisaatiossa, jossa arvostetaan järjestelmällisyyttä, oma-aloitteisuutta ja jatkuvaa parantamista. Saat mahdollisuuden vaikuttaa kokouskäytäntöihin, kehittää toimintamalleja ja tehdä yhteistyötä laajasti eri toimintojen kanssa. Jos olet palveluhenkinen, tarkka ja ratkaisukeskeinen ammattilainen, joka haluaa varmistaa kokousten korkean laadun alusta loppuun, tämä tehtävä voi olla sinulle erinomainen seuraava askel urallasi.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Suunnitella ja koordinoida sisäisiä ja ulkoisia kokouksia alusta loppuun
- Hallita kokouskalentereita, aikatauluja ja osallistujakutsuja
- Varmistaa kokoustilojen, tarjoilujen ja teknisten välineiden saatavuus
- Laatia ja koordinoida kokousmateriaalien jakelu ennen tilaisuuksia
- Toimia yhteyshenkilönä osallistujille, johdolle ja palveluntarjoajille
- Seurata kokousten budjetteja, kustannuksia ja sopimuksia
- Tukea pöytäkirjojen, muistioiden ja toimenpidelistojen koordinointia
- Ratkaista nopeasti kokouksiin liittyviä käytännön ongelmatilanteita
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Kokemusta kokousten, tapahtumien tai hallinnollisten prosessien koordinoinnista
- Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot
- Hyvät kirjalliset ja suulliset viestintätaidot suomeksi
- Kyky hallita useita samanaikaisia tehtäviä tarkasti ja tehokkaasti
- Osaaminen yleisimpien toimisto-ohjelmistojen ja kokousalustojen käytössä
- Asiakaspalveluhenkinen, yhteistyökykyinen ja ratkaisukeskeinen työote
- Kyky käsitellä luottamuksellista tietoa huolellisesti
- Soveltuva koulutus hallinnon, tapahtumien tai liiketoiminnan alalta
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on kokousten tai tapahtumien järjestämisestä?
- Miten varmistat, että useat samanaikaiset järjestelyt pysyvät hallinnassa?
- Millaisia digitaalisia kokous- ja toimistojärjestelmiä olet käyttänyt?
- Kuvaile tilanne, jossa ratkaisit nopeasti kokoukseen liittyvän ongelman.
- Miten toimit paineen alla tiukkojen aikataulujen keskellä?
- Miten varmistat laadukkaan osallistujakokemuksen ennen kokousta, sen aikana ja jälkeen?
- Onko sinulla kokemusta budjettien tai toimittajasuhteiden hallinnasta?
- Miksi olet kiinnostunut kokouspäällikön tehtävästä?
