Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Osastosihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme osastosihteeriä tukemaan organisaatiomme osaston sujuvaa päivittäistä toimintaa. Tässä tehtävässä toimit keskeisessä roolissa hallinnollisten prosessien koordinoinnissa, sisäisen ja ulkoisen viestinnän ylläpitämisessä sekä käytännön toimistotyön järjestämisessä. Osastosihteeri varmistaa, että osaston arki toimii tehokkaasti, aikataulut pitävät, asiakirjat ovat ajan tasalla ja henkilöstö saa tarvitsemansa hallinnollisen tuen. Tehtävä sopii henkilölle, joka on järjestelmällinen, palveluhenkinen ja kykenee hallitsemaan useita samanaikaisia tehtäviä huolellisesti ja oma-aloitteisesti.
Osastosihteerinä vastaat monipuolisista toimistotehtävistä, kuten kokousten valmistelusta, pöytäkirjojen laatimisesta, kalenterien hallinnasta, matka- ja tilavarauksista sekä asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista. Lisäksi toimit tärkeänä yhteyshenkilönä osaston henkilöstön, johdon, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien välillä. Työssä korostuvat hyvät vuorovaikutustaidot, tarkkuus sekä kyky priorisoida tehtäviä muuttuvissa tilanteissa. Päivittäinen työ voi sisältää myös laskutukseen, raportointiin, hankintoihin ja tietojen ylläpitoon liittyviä tehtäviä organisaation käytäntöjen mukaisesti.
Menestyäksesi tehtävässä tarvitset vahvaa organisointikykyä, hyvää kirjallista ja suullista viestintäosaamista sekä sujuvaa toimisto-ohjelmistojen hallintaa. Arvostamme kokemusta hallinnollisista tehtävistä, asiakirjahallinnasta ja asiakaspalvelusta. Tehtävässä on tärkeää pystyä käsittelemään luottamuksellista tietoa huolellisesti ja noudattamaan sovittuja toimintatapoja. Lisäksi odotamme sinulta joustavuutta, yhteistyökykyä ja halua kehittää osaston hallinnollisia käytäntöjä entistä toimivammiksi.
Tarjoamme sinulle vastuullisen ja vaihtelevan tehtävän, jossa pääset työskentelemään osana ammattitaitoista tiimiä ja vaikuttamaan osaston toiminnan sujuvuuteen konkreettisesti. Saat mahdollisuuden kehittää osaamistasi hallinnon, koordinoinnin ja viestinnän tehtävissä sekä osallistua organisaation toimintatapojen parantamiseen. Työympäristö edellyttää oma-aloitteisuutta ja täsmällisyyttä, mutta tarjoaa samalla tukea, yhteistyötä ja mahdollisuuden rakentaa pitkäjänteistä uraa hallinnollisissa tehtävissä. Jos viihdyt monipuolisessa roolissa, jossa yhdistyvät käytännön järjestelyt, ihmisten tukeminen ja hallinnollinen tarkkuus, osastosihteerin tehtävä voi olla sinulle erinomainen seuraava askel urallasi.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Hallinnoida osaston kalentereita, kokouskutsuja ja ajanvarauksia
- Valmistella kokousmateriaaleja ja laatia pöytäkirjoja
- Käsitellä, arkistoida ja päivittää asiakirjoja sekä tietoja järjestelmissä
- Toimia yhteyshenkilönä henkilöstön, johdon ja ulkoisten sidosryhmien välillä
- Järjestää matkoja, tilavarauksia ja muita käytännön toimistojärjestelyjä
- Avustaa laskutuksessa, raportoinnissa ja hankintojen koordinoinnissa
- Huolehtia osaston viestinnän sujuvuudesta ja tiedotteiden välittämisestä
- Tukea esihenkilöitä ja tiimiä päivittäisissä hallinnollisissa tehtävissä
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva koulutus hallinnon, toimistotyön tai liiketalouden alalta
- Kokemusta sihteeri- tai muista hallinnollisista tehtävistä
- Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot
- Hyvät kirjalliset ja suulliset viestintätaidot suomeksi
- Sujuva toimisto-ohjelmistojen ja sähköisten järjestelmien käyttö
- Tarkkuus, luotettavuus ja kyky käsitellä luottamuksellista tietoa
- Palveluhenkinen asenne ja hyvät yhteistyötaidot
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja priorisoida useita tehtäviä
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on hallinnollisista tai sihteeritehtävistä?
- Miten hallitset useita samanaikaisia tehtäviä kiireisessä työympäristössä?
- Millaisia toimisto-ohjelmistoja ja järjestelmiä olet käyttänyt työssäsi?
- Kuvaile tilannetta, jossa paransit toimiston tai osaston käytäntöjä.
- Miten varmistat tarkkuuden asiakirjojen ja aikataulujen hallinnassa?
- Miten toimit tilanteissa, joissa käsittelet luottamuksellista tietoa?
- Millainen rooli sinulla on ollut kokousten järjestelyissä ja dokumentoinnissa?
- Miksi olet kiinnostunut osastosihteerin tehtävästä juuri tässä organisaatiossa?
