Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Osastosihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme osastosihteeriä tukemaan organisaatiomme osaston päivittäistä toimintaa ja varmistamaan, että hallinnolliset prosessit etenevät tehokkaasti, täsmällisesti ja laadukkaasti. Tässä tehtävässä toimit keskeisessä roolissa osaston sisäisen viestinnän, asiakirjahallinnan, kokousjärjestelyjen, aikataulutuksen ja yleisten toimistotehtävien koordinoinnissa. Osastosihteeri on tärkeä tukihenkilö sekä esihenkilöille että muulle henkilöstölle, ja tehtävä edellyttää järjestelmällistä työotetta, hyviä vuorovaikutustaitoja sekä kykyä hallita useita samanaikaisia tehtäviä muuttuvassa työympäristössä.
Osastosihteerinä vastaat monipuolisista hallinnollisista tehtävistä, jotka voivat sisältää kalenterien hallintaa, kokouskutsujen laatimista, pöytäkirjojen kirjoittamista, raporttien kokoamista, tietojen ylläpitoa eri järjestelmissä sekä asiakirjojen arkistointia. Lisäksi toimit usein ensimmäisenä yhteyshenkilönä osaston sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille, joten asiakaspalveluhenkisyys ja ammattimainen viestintäote ovat tehtävässä olennaisia. Työssä menestyminen edellyttää tarkkuutta, luotettavuutta ja kykyä käsitellä luottamuksellista tietoa vastuullisesti.
Tehtävä sopii henkilölle, joka viihtyy organisoivassa ja tukevassa roolissa sekä nauttii siitä, että voi omalla panoksellaan helpottaa muiden työn sujumista. Osastosihteeri huolehtii usein myös käytännön järjestelyistä, kuten matkavarauksista, tilaisuuksien koordinoinnista, laskujen käsittelyn tukemisesta ja toimistotarvikkeiden hallinnasta. Roolissa korostuvat oma-aloitteisuus, priorisointikyky ja halu kehittää toimintatapoja entistä sujuvammiksi.
Tarjoamme mahdollisuuden työskennellä vastuullisessa ja vaihtelevassa tehtävässä osana ammattitaitoista työyhteisöä. Saat perehdytyksen tehtävään ja mahdollisuuden kehittää osaamistasi hallinnon, viestinnän ja toimistoprosessien alueilla. Arvostamme yhteistyökykyä, positiivista asennetta ja halua oppia uutta. Jos olet huolellinen, palveluhenkinen ja järjestelmällinen ammattilainen, joka haluaa olla tärkeä osa osaston arjen sujuvuutta, tämä tehtävä voi olla sinulle erinomainen seuraava askel urallasi.
Osastosihteerin tehtävässä onnistuminen näkyy koko osaston toiminnan tehokkuudessa. Kun tiedonkulku toimii, aikataulut pitävät ja asiakirjat ovat ajan tasalla, muu henkilöstö voi keskittyä omiin ydintehtäviinsä. Siksi etsimme henkilöä, joka ymmärtää hallinnollisen työn merkityksen osana laajempaa kokonaisuutta ja joka haluaa tuoda työhönsä sekä täsmällisyyttä että kehittävää otetta. Tässä roolissa pääset vaikuttamaan käytännön työn sujuvuuteen joka päivä.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Hallinnoida osaston kalentereita, kokouksia ja ajanvarauksia
- Laatia, muokata ja arkistoida asiakirjoja sekä raportteja
- Valmistella kokousmateriaalit ja kirjoittaa pöytäkirjat
- Ylläpitää tietoja järjestelmissä tarkasti ja ajantasaisesti
- Toimia yhteyshenkilönä sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille
- Tukea laskutukseen, tilausten käsittelyyn ja matkavarauksiin liittyviä tehtäviä
- Koordinoida toimistotarvikkeiden hankintaa ja saatavuutta
- Avustaa esihenkilöitä ja tiimiä päivittäisissä hallinnollisissa tarpeissa
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva koulutus hallinnon, toimistotyön tai asiakaspalvelun alalta
- Aikaisempi kokemus sihteeri- tai toimistotehtävistä katsotaan eduksi
- Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot
- Huolellinen, tarkka ja vastuullinen työskentelyote
- Hyvät kirjalliset ja suulliset viestintätaidot suomeksi
- Perustason tai hyvät taidot toimisto-ohjelmistoissa ja tietojärjestelmissä
- Kyky käsitellä luottamuksellista tietoa hienotunteisesti
- Yhteistyökykyinen ja palveluhenkinen asenne
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on hallinnollisista tai sihteeritehtävistä?
- Miten varmistat työssäsi tarkkuuden ja aikataulujen pitävyyden?
- Millaisia toimisto- tai tietojärjestelmiä olet käyttänyt aiemmissa tehtävissäsi?
- Kuvaile tilannetta, jossa jouduit priorisoimaan useita kiireellisiä tehtäviä samanaikaisesti.
- Miten toimit, kun käsittelet luottamuksellista tietoa?
- Miksi olet kiinnostunut osastosihteerin tehtävästä juuri tässä organisaatiossa?
