Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Seurakunnan hallintoassistentti
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme seurakunnan hallintoassistenttia tukemaan seurakunnan päivittäistä toimintaa, hallinnollisia prosesseja ja viestintää monipuolisessa sekä merkityksellisessä työssä. Tässä tehtävässä toimit tärkeänä osana seurakunnan arkea ja varmistat, että toimisto, asiakirjahallinto, tapahtumajärjestelyt ja yhteydenpito seurakuntalaisiin sekä yhteistyökumppaneihin sujuvat tehokkaasti ja ystävällisesti. Rooli sopii henkilölle, joka viihtyy palvelutehtävissä, työskentelee huolellisesti ja osaa käsitellä luottamuksellisia tietoja ammattimaisesti.
Seurakunnan hallintoassistenttina vastaat monista käytännön tehtävistä, jotka tukevat seurakunnan työntekijöitä, vapaaehtoisia ja johtoa. Työhösi voi kuulua kokousten valmistelua, pöytäkirjojen laatimista, kalenterien hallintaa, puhelin- ja sähköpostiviestinnän hoitamista sekä jäsen- ja yhteystietojen ylläpitoa. Lisäksi osallistut tilaisuuksien, jumalanpalvelusten, kerhojen, koulutusten ja muiden seurakunnan tapahtumien hallinnolliseen koordinointiin. Tehtävässä tarvitaan kykyä priorisoida useita samanaikaisia tehtäviä, ylläpitää järjestelmällisyyttä ja kohdata ihmiset lämpimästi erilaisissa tilanteissa.
Työympäristö on yhteisöllinen ja arvopohjainen. Seurakunta palvelee monenlaisia ihmisiä eri elämäntilanteissa, joten tehtävässä korostuvat hienotunteisuus, luotettavuus ja hyvä vuorovaikutusosaaminen. Hallintoassistentti toimii usein ensimmäisenä yhteyshenkilönä seurakunnan toimistossa, minkä vuoksi asiakaspalvelutaidot ja selkeä viestintä ovat keskeisiä. Samalla tehtävässä tarvitaan vahvaa toimisto-osaamista, kuten tekstinkäsittelyä, taulukkolaskentaa, asiakirjojen arkistointia ja sähköisten järjestelmien käyttöä.
Onnistuminen tässä roolissa edellyttää oma-aloitteisuutta, tarkkuutta ja kykyä toimia sekä itsenäisesti että osana tiimiä. Arvostamme kokemusta hallinnollisista tehtävistä, järjestelykykyä sekä kiinnostusta työskennellä seurakunnan mission ja yhteisöllisen toiminnan tukena. Aiempi kokemus kirkollisesta toimintaympäristöstä on hyödyksi, mutta ei aina välttämätöntä, jos sinulla on vahvat hallinnolliset valmiudet ja halu oppia tehtävän erityispiirteet.
Tarjoamme mahdollisuuden työskennellä vakaassa ja merkityksellisessä organisaatiossa, jossa työsi vaikutus näkyy suoraan yhteisön arjessa. Saat tueksesi yhteistyökykyisen työyhteisön, selkeät vastuut sekä mahdollisuuden kehittää osaamistasi hallinnon, viestinnän ja tapahtumakoordinoinnin alueilla. Jos olet järjestelmällinen, palveluhenkinen ja motivoitunut tukemaan seurakunnan toimintaa käytännönläheisessä hallinnollisessa roolissa, tämä tehtävä voi olla sinulle erinomainen seuraava askel.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Hallinnoida seurakunnan toimiston päivittäisiä rutiineja ja asiakaspalvelua
- Vastata puheluihin, sähköposteihin ja muihin yhteydenottoihin ystävällisesti
- Laatia, muokata ja arkistoida asiakirjoja, pöytäkirjoja ja tiedotteita
- Koordinoida kokouksia, varauksia, kalentereita ja tilajärjestelyjä
- Ylläpitää jäsen-, yhteys- ja tapahtumatietoja sähköisissä järjestelmissä
- Avustaa seurakunnan tapahtumien, tilaisuuksien ja koulutusten käytännön järjestelyissä
- Tukea seurakunnan työntekijöitä ja vapaaehtoisia hallinnollisissa tehtävissä
- Huolehtia luottamuksellisten tietojen asianmukaisesta käsittelystä
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Kokemusta hallinnollisista tai toimistotehtävistä
- Hyvät kirjalliset ja suulliset viestintätaidot suomeksi
- Erinomainen organisointikyky ja tarkka työote
- Perusosaaminen toimisto-ohjelmista ja sähköisistä järjestelmistä
- Kyky käsitellä luottamuksellista tietoa vastuullisesti
- Asiakaspalveluhenkinen ja yhteistyökykyinen työskentelytapa
- Valmius työskennellä itsenäisesti ja priorisoida tehtäviä
- Kiinnostus seurakunnan toiminnan tukemiseen ja arvopohjaiseen työympäristöön
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on hallinnollisista tai toimistotehtävistä?
- Miten varmistat työssäsi tarkkuuden ja järjestelmällisyyden?
- Millaisia asiakaspalvelutilanteita olet aiemmin hoitanut?
- Mitä toimisto-ohjelmia ja hallintajärjestelmiä osaat käyttää?
- Miten käsittelet luottamuksellista tietoa työssäsi?
- Miksi haluat työskennellä seurakunnan hallintoassistenttina?
- Miten toimit tilanteessa, jossa useita kiireellisiä tehtäviä tulee samanaikaisesti?
- Millainen rooli sinulla on ollut tiimityössä ja sisäisessä yhteistyössä?
