Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Sihteeriassistentti
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme sihteeriassistenttia tukemaan organisaatiomme päivittäisiä hallinnollisia toimintoja. Sihteeriassistenttina vastaat monipuolisista toimistotehtävistä, kuten asiakirjojen käsittelystä, kokousten järjestämisestä, puheluiden vastaanottamisesta sekä tiedonhallinnasta. Tehtävässä menestyminen edellyttää tarkkuutta, hyviä viestintätaitoja ja kykyä hallita useita tehtäviä samanaikaisesti. Työskentelet tiiviissä yhteistyössä eri osastojen kanssa varmistaen sujuvan tiedonkulun ja tehokkaan toiminnan. Lisäksi vastaat kalenterinhallinnasta, matkavarauksista ja muista tukitehtävistä, jotka auttavat johtoa ja tiimiä keskittymään ydintehtäviinsä. Odotamme sinulta oma-aloitteisuutta, joustavuutta ja positiivista asennetta työtehtäviin. Tarjoamme sinulle mahdollisuuden kehittyä ammatillisesti ja työskennellä dynaamisessa työympäristössä, jossa arvostetaan yhteistyötä ja laatua. Jos olet järjestelmällinen, asiakaspalveluhenkinen ja haluat olla tärkeä osa tiimiämme, tämä tehtävä on sinua varten.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Vastaanottaa ja käsitellä saapuvaa ja lähtevää postia
- Järjestää kokouksia ja ylläpitää kalentereita
- Valmistella ja arkistoida asiakirjoja
- Vastaanottaa puheluita ja ohjata ne oikeille henkilöille
- Avustaa matkavarauksissa ja kulujen hallinnassa
- Ylläpitää toimiston tarvikkeiden varastoa ja tilauksia
- Tukea johtoa ja tiimiä päivittäisissä hallinnollisissa tehtävissä
- Huolehtia tiedon jakamisesta ja sisäisestä viestinnästä
- Käsitellä sähköpostiviestintää ja vastata yleisiin tiedusteluihin
- Osallistua toimiston kehittämiseen ja prosessien parantamiseen
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Aikaisempi kokemus sihteeri- tai assistenttitehtävistä katsotaan eduksi
- Hyvät suulliset ja kirjalliset viestintätaidot suomeksi
- Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot
- Tietokoneen ja toimisto-ohjelmistojen hallinta (esim. MS Office)
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja osana tiimiä
- Asiakaspalveluhenkisyys ja ystävällinen käytös
- Tarkkuus ja huolellisuus työtehtävissä
- Joustavuus ja sopeutumiskyky muuttuvissa tilanteissa
- Hyvät ongelmanratkaisutaidot
- Luottamuksellisuus ja ammattimaisuus
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on sihteeri- tai assistenttitehtävistä?
- Miten hallitset kiireisiä työpäiviä ja useita samanaikaisia tehtäviä?
- Kuvaile tilannetta, jossa jouduit ratkaisemaan haastavan asiakaspalvelutilanteen.
- Miten varmistat, että tärkeät tiedot eivät katoa tai unohdu?
- Millaisia toimisto-ohjelmistoja hallitset parhaiten?
- Miten toimit, kun työtehtävät muuttuvat nopeasti?
- Mikä motivoi sinua työssäsi sihteeriassistenttina?
- Miten pidät yllä hyvää yhteistyötä tiimissä?
