Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Sihteeristön päällikkö
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme sihteeristön päällikköä johtamaan organisaation sihteeristötoimintoja, varmistamaan hallinnollisten prosessien sujuvuuden sekä tukemaan ylimmän johdon, hallituksen tai muun päätöksentekoelimen tehokasta työskentelyä. Tässä tehtävässä toimit keskeisessä roolissa organisaation sisäisen koordinoinnin, kokoushallinnan, päätösten valmistelun ja sidosryhmäyhteistyön kehittämisessä. Sihteeristön päällikkönä vastaat siitä, että asiakirjahallinta, kokouskäytännöt, raportointi ja hallinnollinen tuki toteutuvat laadukkaasti, ajallaan ja organisaation tavoitteiden mukaisesti.
Tehtävä sopii henkilölle, jolla on vahva kokemus hallinnollisesta johtamisesta, erinomaiset organisointi- ja viestintätaidot sekä kyky hallita useita samanaikaisia kokonaisuuksia muuttuvassa toimintaympäristössä. Johdat sihteeristön tiimiä, kehität toimintamalleja ja varmistat, että työskentely on tehokasta, läpinäkyvää ja yhdenmukaista. Lisäksi toimit tärkeänä neuvonantajana johdolle hallinnollisissa kysymyksissä ja osallistut strategisten hankkeiden valmisteluun ja toimeenpanoon.
Sihteeristön päällikön tehtävässä korostuvat tarkkuus, luottamuksellisuus ja kyky toimia yhteistyössä monenlaisten sidosryhmien kanssa. Vastaat kokousten valmistelusta, esityslistojen koordinoinnista, pöytäkirjojen laadun varmistamisesta sekä päätösten seurannasta. Huolehdit myös siitä, että organisaation hallinnolliset käytännöt noudattavat sovellettavia sääntöjä, ohjeita ja hyvää hallintotapaa. Tehtävässä menestyminen edellyttää kykyä yhdistää operatiivinen tehokkuus ja strateginen näkemys.
Arvostamme henkilöä, joka pystyy kehittämään sihteeristön toimintaa pitkäjänteisesti ja tunnistaa mahdollisuuksia prosessien digitalisointiin, tiedonkulun parantamiseen ja yhteistyön vahvistamiseen. Toimit usein linkkinä johdon, henkilöstön, luottamushenkilöiden, viranomaisten tai muiden ulkoisten kumppaneiden välillä, joten tehtävässä tarvitaan vahvaa vuorovaikutusosaamista ja diplomaattista työotetta. Lisäksi odotamme kykyä ennakoida tarpeita, ratkaista ongelmia itsenäisesti ja varmistaa, että kriittiset hallinnolliset tehtävät etenevät ilman viiveitä.
Tarjoamme vastuullisen ja näkyvän tehtävän organisaatiossa, jossa pääset vaikuttamaan toimintatapojen kehittämiseen ja päätöksenteon sujuvuuteen. Saat mahdollisuuden työskennellä laaja-alaisesti hallinnon, johtamisen ja strategisen koordinoinnin parissa sekä rakentaa toimivia käytäntöjä, jotka tukevat koko organisaation menestystä. Jos olet kokenut hallinnon ammattilainen, joka nauttii kokonaisuuksien johtamisesta, laadukkaasta valmistelutyöstä ja vaikuttavasta yhteistyöstä, tämä tehtävä voi olla sinulle erinomainen seuraava askel urallasi.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Johtaa sihteeristön päivittäistä toimintaa ja henkilöstöä
- Vastata kokousten valmistelusta, aikataulutuksesta ja koordinoinnista
- Varmistaa esityslistojen, pöytäkirjojen ja päätösasiakirjojen laatu
- Seurata päätösten toimeenpanoa ja raportoida etenemisestä johdolle
- Kehittää hallinnollisia prosesseja, toimintatapoja ja asiakirjahallintaa
- Toimia yhteyshenkilönä johdon, hallituksen ja sidosryhmien välillä
- Huolehtia luottamuksellisten tietojen asianmukaisesta käsittelystä
- Tukea strategisten hankkeiden valmistelua ja hallinnollista toteutusta
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva korkeakoulututkinto hallinnon, oikeustieteen tai yhteiskuntatieteiden alalta
- Usean vuoden kokemus hallinnollisista tai johtotehtävistä
- Näyttöä kokoushallinnasta, asiakirjatyöstä ja päätöksenteon tukemisesta
- Erinomaiset organisointi- ja priorisointitaidot
- Vahvat kirjalliset ja suulliset viestintätaidot suomeksi
- Kyky johtaa tiimiä ja kehittää työprosesseja
- Hyvä ymmärrys hyvästä hallintotavasta ja säädösten noudattamisesta
- Kokemus digitaalisten hallintajärjestelmien käytöstä
- Tarkkuus, luotettavuus ja korkea eettinen toimintatapa
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemuksesi on sihteeristö- tai hallintotoimintojen johtamisesta?
- Oletko vastannut hallituksen, johtoryhmän tai toimikuntien kokousprosesseista?
- Miten varmistat asiakirjojen laadun ja määräaikojen toteutumisen?
- Kuvaile tilannetta, jossa kehitit hallinnollista prosessia merkittävästi.
- Millainen johtamistyyli sinulla on tiiminvetäjänä?
- Miten käsittelet luottamuksellista tietoa vaativissa tilanteissa?
- Millaisia digitaalisia työkaluja olet käyttänyt hallinnon tukena?
- Miksi haet juuri sihteeristön päällikön tehtävää?
