Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Toimikunnan sihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme toimikunnan sihteeriä, joka on vastuussa kokousten järjestelyistä, pöytäkirjojen laatimisesta ja asiakirjahallinnosta. Toimikunnan sihteeri toimii keskeisenä linkkinä eri osapuolten välillä varmistaen, että tiedonkulku on sujuvaa ja että kaikki kokoukset dokumentoidaan asianmukaisesti. Tehtävässä menestyminen edellyttää erinomaista organisointikykyä, tarkkuutta ja hyviä viestintätaitoja. Toimikunnan sihteeri huolehtii myös kokouskutsujen lähettämisestä, osallistujalistojen ylläpidosta sekä tarvittavien materiaalien valmistelusta. Lisäksi hän vastaa arkistoinnista ja raporttien laatimisesta toimikunnan toiminnasta. Työ vaatii itsenäistä työotetta, luottamuksellisuutta ja kykyä toimia paineen alla. Toimikunnan sihteeri on tärkeä osa organisaation hallintoa ja tukee toimikunnan tehokasta toimintaa.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Valmistella ja lähettää kokouskutsut ajoissa
- Kirjata kokousten pöytäkirjat tarkasti
- Ylläpitää toimikunnan asiakirjoja ja arkistoja
- Koordinoida kokousten järjestelyt ja tilavaraukset
- Varmistaa tiedonkulku toimikunnan jäsenten välillä
- Laatia raportteja toimikunnan toiminnasta
- Seurata tehtävien ja päätösten toteutumista
- Vastata toimikunnan sähköpostiviestinnästä
- Tukea toimikunnan jäseniä tarvittaessa
- Huolehtia luottamuksellisuudesta ja tietosuoja-asioista
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Aikaisempi kokemus sihteerin tai hallinnollisen avustajan tehtävistä
- Erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot
- Hyvä organisointikyky ja tarkkuus
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja tiimissä
- Tietotekniset taidot, kuten MS Office -ohjelmat
- Hyvät ajanhallintataidot ja priorisointikyky
- Luottamuksellisuuden ymmärtäminen ja noudattaminen
- Kyky käsitellä useita tehtäviä samanaikaisesti
- Hyvät neuvottelu- ja vuorovaikutustaidot
- Sujuva suomen kielen taito
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on sihteerin tehtävistä?
- Miten varmistat pöytäkirjojen tarkkuuden?
- Kuinka hallitset useita tehtäviä samanaikaisesti?
- Miten toimit tilanteessa, jossa kokousmateriaalit ovat myöhässä?
- Millaisia tietojärjestelmiä olet käyttänyt aiemmissa tehtävissäsi?
- Miten varmistat luottamuksellisuuden säilymisen työssäsi?
