Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Toimiston sihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme toimiston sihteeriä, joka vastaa päivittäisistä hallinnollisista tehtävistä ja tukee toimiston sujuvaa toimintaa. Toimiston sihteerinä toimit keskeisessä roolissa yrityksen viestinnässä, asiakirjahallinnassa ja asiakaspalvelussa. Tehtäviisi kuuluu muun muassa puheluiden ja sähköpostien käsittely, kokousten järjestäminen, asiakirjojen laatiminen ja arkistointi sekä toimistotarvikkeiden hallinta. Odotamme sinulta erinomaista organisointikykyä, tarkkuutta ja hyviä viestintätaitoja. Työ edellyttää myös joustavuutta ja kykyä toimia itsenäisesti sekä osana tiimiä. Toimiston sihteerinä olet usein ensimmäinen yhteyshenkilö asiakkaille ja yhteistyökumppaneille, joten ystävällinen ja ammattimainen asenne on tärkeää. Tarjoamme sinulle mahdollisuuden kehittyä monipuolisessa työympäristössä, jossa arvostetaan oma-aloitteisuutta ja positiivista työotetta. Jos olet tarkka, järjestelmällinen ja nautit monipuolisista toimistotehtävistä, tämä työpaikka voi olla sinulle sopiva. Tervetuloa mukaan rakentamaan sujuvaa ja tehokasta toimistotyötä kanssamme.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Vastaanottaa ja käsittelee puheluita ja sähköposteja
- Järjestää kokouksia ja tapaamisia
- Laatii ja arkistoi asiakirjoja
- Hallinnoi toimistotarvikkeita ja tilauksia
- Tukee tiimiä päivittäisissä hallinnollisissa tehtävissä
- Vastaanottaa ja ohjaa asiakkaita ja vierailijoita
- Päivittää tietokantoja ja ylläpitää tiedostoja
- Valmistelee raportteja ja esityksiä
- Huolehtii postin käsittelystä ja jakelusta
- Ylläpitää toimiston yleistä siisteyttä ja järjestystä
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Aikaisempi kokemus toimiston sihteerin tehtävistä katsotaan eduksi
- Hyvät suulliset ja kirjalliset viestintätaidot
- Erinomaiset organisointitaidot ja tarkkuus
- Kyky käyttää yleisimpiä toimisto-ohjelmistoja (esim. MS Office)
- Asiakaspalveluhenkisyys ja ystävällinen käytös
- Itsenäinen työote ja oma-aloitteisuus
- Joustavuus ja kyky toimia kiireen keskellä
- Hyvät tiimityötaidot
- Sujuva suomen kielen taito, muu kielitaito katsotaan eduksi
- Perustason taloushallinnon tuntemus on plussaa
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on toimiston sihteerin tehtävistä?
- Miten hallitset kiireisiä tilanteita ja useita samanaikaisia tehtäviä?
- Miten varmistat asiakirjojen oikeellisuuden ja järjestyksen?
- Kuvaile kokemustasi asiakaspalvelusta.
- Millaisia toimisto-ohjelmistoja osaat käyttää?
- Miten toimit tiimissä ja itsenäisesti?
- Mikä motivoi sinua työskentelemään toimiston sihteerinä?
- Miten pidät yllä ammattimaista ja ystävällistä asiakaspalveluasennetta?
- Oletko valmis joustamaan työajoissa tarvittaessa?
- Miten kehität itseäsi ammatillisesti?
