Text copied to clipboard!
Titre
Text copied to clipboard!Agent de gestion documentaire
Description
Text copied to clipboard!
Nous recherchons un Agent de gestion documentaire compétent et organisé pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal sera responsable de la gestion, de l'organisation et de la conservation des documents et des dossiers de l'entreprise, garantissant leur accessibilité, leur sécurité et leur conformité aux normes en vigueur. Ce rôle est essentiel pour assurer une gestion efficace de l'information, soutenir les opérations quotidiennes et faciliter la prise de décision. L'Agent de gestion documentaire devra collaborer avec différents départements pour comprendre leurs besoins en matière de documentation, mettre en place des systèmes de classement adaptés, et veiller à la mise à jour régulière des archives. Il devra également gérer les flux de documents entrants et sortants, assurer la confidentialité des informations sensibles, et participer à la formation des employés sur les bonnes pratiques de gestion documentaire. Une connaissance approfondie des outils numériques de gestion électronique des documents (GED) est indispensable, ainsi qu'une capacité à travailler avec rigueur et précision. Ce poste offre une opportunité de contribuer activement à l'efficacité organisationnelle et à la conformité réglementaire de l'entreprise.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Organiser et classer les documents physiques et numériques.
- Assurer la gestion et la mise à jour des bases de données documentaires.
- Garantir la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
- Coordonner la circulation des documents entre les différents départements.
- Mettre en place des procédures de gestion documentaire conformes aux normes.
- Former les employés aux bonnes pratiques de gestion documentaire.
- Effectuer des audits réguliers des archives et des systèmes de classement.
- Assurer la conformité avec les réglementations en vigueur concernant la conservation des documents.
- Gérer les demandes d'accès aux documents internes et externes.
- Collaborer avec les équipes informatiques pour optimiser les outils de gestion documentaire.
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en gestion administrative, bibliothéconomie ou domaine similaire.
- Expérience préalable en gestion documentaire ou archivage.
- Maîtrise des outils de gestion électronique des documents (GED).
- Connaissance des normes et réglementations liées à la gestion documentaire.
- Excellentes compétences organisationnelles et attention aux détails.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Bonnes compétences en communication écrite et orale.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Maîtrise des logiciels bureautiques courants.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience en gestion documentaire ?
- Quels outils de gestion électronique des documents avez-vous utilisés ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des documents sensibles ?
- Pouvez-vous décrire une procédure que vous avez mise en place pour améliorer la gestion des documents ?
- Comment gérez-vous les demandes d'accès aux documents ?
- Comment restez-vous informé des réglementations en matière de gestion documentaire ?
- Avez-vous déjà formé des collègues à la gestion documentaire ?
- Comment priorisez-vous vos tâches dans un environnement dynamique ?
- Quels défis avez-vous rencontrés dans la gestion documentaire et comment les avez-vous surmontés ?
- Comment collaborez-vous avec les autres départements pour répondre à leurs besoins documentaires ?
