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Titre
Text copied to clipboard!Assistant de copropriété
Description
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Nous recherchons un Assistant de copropriété rigoureux, organisé et orienté service pour soutenir la gestion quotidienne d’immeubles résidentiels ou mixtes au sein d’un cabinet de syndic, d’une société de gestion immobilière ou d’une structure indépendante. Ce poste joue un rôle central dans la coordination administrative, la communication avec les copropriétaires, le suivi des prestataires et la préparation des éléments nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. L’Assistant de copropriété travaille en étroite collaboration avec le gestionnaire ou le syndic afin de garantir la qualité du service, le respect des obligations réglementaires et la fluidité des opérations courantes.
Dans ce rôle, vous serez amené à traiter les demandes des copropriétaires, locataires, membres du conseil syndical et fournisseurs avec professionnalisme et réactivité. Vous participerez à la préparation des assemblées générales, à la rédaction et à l’envoi de convocations, au suivi des procès-verbaux ainsi qu’à la mise à jour des dossiers administratifs. Vous contribuerez également au suivi des contrats d’entretien, des interventions techniques, des sinistres éventuels et des demandes de devis, tout en veillant à la bonne circulation de l’information entre les différentes parties prenantes.
Le poste requiert une excellente capacité d’organisation, une bonne maîtrise des outils bureautiques et idéalement une connaissance du cadre juridique de la copropriété. Vous devrez gérer plusieurs dossiers simultanément, respecter des échéances précises et faire preuve de discrétion dans le traitement d’informations sensibles. Une aisance relationnelle est essentielle pour répondre aux sollicitations, désamorcer certaines situations délicates et maintenir une relation de confiance avec les résidents et partenaires externes.
L’Assistant de copropriété peut également intervenir dans le suivi budgétaire de premier niveau, la vérification de documents, l’archivage, la gestion du courrier, la planification de rendez-vous et la coordination logistique de réunions. Selon la structure, il peut être impliqué dans la préparation de rapports, le contrôle de factures, le suivi des assurances ou la mise à jour de tableaux de bord d’activité. Ce poste convient à une personne appréciant les environnements dynamiques, le travail en équipe et la diversité des missions administratives et opérationnelles.
Nous recherchons un profil capable de conjuguer sens du service, méthode et adaptabilité. Une expérience dans l’immobilier, l’administration ou la relation client constitue un atout important. Si vous souhaitez évoluer dans un secteur concret, au contact de multiples interlocuteurs, et contribuer activement à la qualité de vie au sein des immeubles gérés, ce poste d’Assistant de copropriété représente une belle opportunité de développement professionnel.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes des copropriétaires et résidents.
- Préparer les convocations, documents et supports nécessaires aux assemblées générales.
- Mettre à jour les dossiers administratifs des immeubles et des copropriétaires.
- Suivre les interventions des prestataires et coordonner les demandes de devis.
- Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que l’archivage des documents.
- Assister le gestionnaire de copropriété dans le suivi quotidien des immeubles.
- Rédiger des comptes rendus, courriers et communications à destination des parties prenantes.
- Contrôler la bonne circulation des informations entre syndic, conseil syndical et fournisseurs.
Exigences
Text copied to clipboard!- Formation en administration, immobilier, gestion ou domaine connexe.
- Première expérience en copropriété, immobilier ou assistanat administratif souhaitée.
- Excellente maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral.
- Bonne connaissance des outils bureautiques et logiciels de gestion.
- Capacité à gérer plusieurs priorités avec rigueur et autonomie.
- Sens du service client et aisance dans les échanges avec des interlocuteurs variés.
- Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité des informations.
- Connaissance du fonctionnement de la copropriété appréciée.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle expérience avez-vous dans la gestion administrative immobilière ou la copropriété ?
- Avez-vous déjà préparé des documents pour des assemblées générales ?
- Comment gérez-vous les demandes urgentes de plusieurs interlocuteurs en même temps ?
- Quels logiciels bureautiques ou immobiliers maîtrisez-vous ?
- Comment assurez-vous le suivi d’un dossier administratif complexe ?
- Êtes-vous à l’aise dans la communication avec des copropriétaires et prestataires ?
