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Titre
Text copied to clipboard!Assistant en organisation d’événements
Description
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Nous recherchons un Assistant en organisation d’événements motivé, rigoureux et créatif pour soutenir la planification, la coordination et l’exécution d’événements de différentes tailles et natures. Ce poste convient à une personne organisée, réactive et à l’aise dans un environnement dynamique, capable de gérer plusieurs priorités tout en maintenant un haut niveau de qualité de service. L’Assistant en organisation d’événements travaille en étroite collaboration avec les équipes internes, les prestataires, les lieux de réception et les clients afin de garantir une expérience fluide, professionnelle et mémorable pour tous les participants.
Dans ce rôle, vous participerez à la préparation logistique des événements, à la gestion des calendriers, au suivi des budgets, à la coordination des fournisseurs et à la communication avec les différentes parties prenantes. Vous contribuerez à la réservation des espaces, à l’organisation des transports, à la gestion des inscriptions, à la préparation des supports nécessaires et au suivi opérationnel avant, pendant et après chaque événement. Vous devrez également anticiper les imprévus, proposer des solutions rapides et veiller au respect des délais ainsi que des exigences de qualité.
Le candidat idéal possède un excellent sens du détail, de solides compétences relationnelles et une bonne capacité à travailler sous pression. Une expérience dans l’événementiel, l’hôtellerie, l’administration ou la coordination de projets constitue un atout important. La maîtrise des outils bureautiques et des plateformes de gestion d’événements est appréciée, tout comme la capacité à communiquer clairement avec des interlocuteurs variés. Une attitude positive, un sens du service développé et une forte capacité d’adaptation sont essentiels pour réussir dans cette fonction.
Ce poste offre l’opportunité de participer à des projets variés tels que des conférences, salons, séminaires, lancements de produits, événements d’entreprise, réceptions privées ou manifestations culturelles. Vous évoluerez dans un cadre stimulant où la collaboration, la précision et l’engagement sont valorisés. Si vous aimez créer des expériences bien organisées, résoudre des problèmes en temps réel et contribuer au succès d’événements marquants, ce poste représente une excellente opportunité de développement professionnel dans le secteur de l’événementiel.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Assister à la planification et à la coordination des événements.
- Gérer les calendriers, échéances et listes de tâches opérationnelles.
- Communiquer avec les fournisseurs, lieux et prestataires externes.
- Suivre les inscriptions, confirmations et besoins des participants.
- Préparer les documents logistiques et supports de l’événement.
- Aider à la gestion du budget et au suivi des dépenses.
- Coordonner l’installation, le déroulement et le démontage sur site.
- Résoudre rapidement les imprévus pendant les événements.
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme ou formation en événementiel, administration, communication ou domaine connexe.
- Première expérience en coordination d’événements ou assistance administrative souhaitée.
- Excellentes compétences organisationnelles et sens aigu du détail.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels de planification.
- Aisance relationnelle et excellente communication écrite et orale.
- Capacité à travailler sous pression et selon des délais serrés.
- Disponibilité occasionnelle en soirée ou le week-end selon les événements.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle expérience avez-vous dans l’organisation ou la coordination d’événements ?
- Comment gérez-vous plusieurs priorités dans un délai court ?
- Avez-vous déjà travaillé avec des prestataires ou des lieux de réception ?
- Quels outils utilisez-vous pour suivre les tâches et les budgets ?
- Comment réagissez-vous face à un imprévu le jour d’un événement ?
- Êtes-vous disponible pour travailler en horaires flexibles si nécessaire ?
