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Titre
Text copied to clipboard!Assistant(e) de secrétariat
Description
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Nous recherchons un(e) Assistant(e) de secrétariat organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d’un excellent sens du service pour rejoindre notre structure et contribuer au bon fonctionnement des activités administratives quotidiennes. Ce poste joue un rôle essentiel dans la coordination des tâches de bureau, la gestion des communications internes et externes, ainsi que le soutien opérationnel apporté aux équipes et à la direction. La personne retenue sera un point de contact important pour les collaborateurs, les clients, les fournisseurs et les partenaires, tout en veillant à maintenir un haut niveau de professionnalisme, de confidentialité et d’efficacité.
L’Assistant(e) de secrétariat intervient dans un environnement dynamique où la capacité à gérer plusieurs priorités simultanément est indispensable. Il ou elle assure la rédaction, la mise en forme et le suivi de documents administratifs, la gestion des agendas, l’organisation des réunions, la préparation de comptes rendus, ainsi que le classement et l’archivage des dossiers. Le poste implique également la réception des appels, l’accueil des visiteurs, le traitement du courrier et des courriels, ainsi que la coordination logistique de certaines activités internes.
Le ou la candidat(e) idéal(e) possède d’excellentes compétences en communication écrite et orale en français, une bonne maîtrise des outils bureautiques, et une forte capacité d’organisation. Une attention particulière aux détails, un esprit d’initiative et une aptitude à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec différents interlocuteurs sont essentiels pour réussir dans cette fonction. La discrétion est également primordiale, car le poste peut impliquer la gestion d’informations sensibles ou confidentielles.
Au-delà des tâches administratives classiques, ce rôle peut inclure le suivi de dossiers, la préparation de présentations, la mise à jour de bases de données, la coordination de déplacements professionnels, ainsi que le soutien à divers projets transversaux. L’Assistant(e) de secrétariat contribue activement à l’amélioration des processus internes en proposant des méthodes de travail plus fluides et plus efficaces.
Ce poste convient à une personne appréciant les environnements structurés mais vivants, où la polyvalence, la réactivité et le sens des priorités sont valorisés. Rejoindre cette fonction, c’est participer concrètement à la qualité de l’organisation interne et au bon déroulement des opérations quotidiennes. Nous recherchons une personne fiable, positive et engagée, capable d’apporter un soutien administratif de qualité et de représenter l’entreprise avec professionnalisme auprès de tous les interlocuteurs.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Gérer les appels téléphoniques, les courriels et le courrier entrant et sortant.
- Organiser les agendas, planifier les rendez-vous et coordonner les réunions.
- Rédiger, mettre en forme et classer les documents administratifs.
- Accueillir les visiteurs et assurer une communication professionnelle avec les interlocuteurs externes.
- Préparer les comptes rendus, notes internes et supports de présentation.
- Assurer l’archivage physique et numérique des dossiers de manière structurée.
- Suivre certaines commandes de fournitures et les besoins logistiques du bureau.
- Mettre à jour les bases de données, tableaux de suivi et informations administratives.
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme ou formation en secrétariat, administration ou domaine connexe.
- Expérience préalable dans un poste administratif ou de secrétariat appréciée.
- Excellente maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral.
- Bonne connaissance des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook.
- Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité.
- Bon relationnel et sens du service.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle expérience avez-vous dans un poste de secrétariat ou d’assistanat administratif ?
- Quels outils bureautiques maîtrisez-vous le mieux dans votre travail quotidien ?
- Comment gérez-vous les priorités lorsque plusieurs demandes urgentes arrivent en même temps ?
- Avez-vous déjà organisé des réunions, déplacements ou événements internes ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des informations sensibles ?
- Pouvez-vous décrire une situation où votre sens de l’organisation a fait la différence ?
